Jak používat Microsoft Outlook pro správu projektů nebo týmů

Existuje spousta aplikací pro správu projektů a týmů, od Kanban desky do aplikace pro spolupráci. Pokud již používáte Microsoft Office, můžete využít mnoho vestavěných funkcí, které vám i vašemu týmu pomohou udržet pořádek v Outlooku.

Při plánování projektu můžete e-maily barevně odlišit a přeměnit zprávy na úkoly. Pokud pracujete s týmem, můžete vytvářet a přidělovat úkoly a nastavovat skupinu. Chcete-li používat tyto funkce spolu s ostatními, zde je několik návrhů, tipů a kroků pro používání aplikace Microsoft Outlook jako nástroje pro řízení projektů.

Kategorizace příchozích e-mailů

Jednou z nejjednodušších, ale nejužitečnějších funkcí, které můžete při správě projektu použít, je barevné kódování e-mailů. Jakmile nastavíte kategorie Outlooku, můžete je přiřadit k e-mailům, díky nimž vyniknou ve vaší doručené poště. Kromě toho můžete vytvořit pravidla pro automatické přiřazování kategorií, pokud chcete.

Můžete vytvořit kategorie pro to, co dává největší smysl. Některé návrhy obsahují kategorii pro každý projekt, klienta nebo oddělení.

Přejděte na kartu Domův Outlooku a otevřete nabídku Kategorizovatve skupině Tagy. Poté zvolte Všechny kategorie.

Všimnete si několika předem vytvořených kategorií, které jsou jednoduše barvami jako názvy kategorií. Jeden z nich můžete upravit a použít smysluplnější název. Vyberte kategorii, vpravo zvolte Přejmenovat, zadejte nový název a pomocí Enterjej uložte.

Chcete-li vytvořit novou kategorii, zvolte vpravo Nová. Zadejte název, vyberte barvu, případně přidejte klávesovou zkratku a pomocí OKji uložte.

Chcete-li k e-mailu přiřadit kategorii, proveďte jednu z následujících akcí:

Na kartě Domovská stránkavyberte Kategorizovata vyberte tu, kterou chcete použít.

Klikněte pravým tlačítkem, přejděte na Kategorizovata vyberte některou z rozbalovací nabídky.

Kategorii pak uvidíte vedle e-mailu ve vaší doručené poště a také v horní části zprávy v jejím vlastním okně.

Přeměňte e-maily na úkoly

Obzvláště užitečným způsobem správy projektu v aplikaci Outlook je přeměna e-mailů na úkoly. Můžete obdržet požadavek na aktualizaci stavu projektu pro vaše zúčastněné strany nebo zaslání dokumentů členovi týmu. Když tuto zprávu umístíte na svůj seznam úkolů, budete ji mít na dosah ruky k dokončení..

Chcete-li rychle změnit e-mail na úkol, proveďte jednu z následujících akcí:

Klikněte pravým tlačítkem myši na zprávu v doručené poště, přejděte dolů na Přesunouta z rozbalovací nabídky vyberte složku úkolu.

V okně zprávy vyberte na pásu karet Přesunouta pomocí rozbalovací nabídky Přesunoutvyberte složku úkolu.

Přetáhněte zprávu z doručené pošty na ikonu Úkolyv levém navigačním panelu.

Pro další možnosti při přeměně e-mailu na úkol můžete místo toho použít tuto další metodu.

Při výběru e-mailu podržte pravé tlačítko myši a poté jej přetáhněte na ikonu Úkolyvlevo a uvolněte.

Zobrazí se možnosti zkopírovat e-mail jako úkol s textem, zkopírovat jej jako úkol s e-mailem jako přílohu nebo přesunout e-mail jako úkol s přílohou.

Vyberte jednu z těchto možností a máte hotovo. Pokud si to rozmyslíte, můžete také vybrat Zrušit.

Poté kdykoli vyberte ikonu Úkoly aplikace Outlook a zobrazte svůj seznam úkolů.

Vytváření a přiřazování úkolů

Kromě přeměny e-mailů na úkoly pro sebe můžete vytvářet úkoly a přiřazovat je v Outlooku. To je výhodné, pokud se rozhodnete úkol delegovat, místo abyste se jím řídili sami, nebo pokud chcete dostávat zprávy o stavu úkolu, které lze odeslat kliknutím.

Vyberte ikonu Úkolyvlevo nebo Nové položky>Úkolna kartě Domůa vytvořte nový úkol jako obvykle. Případně můžete pomocí výše uvedených kroků přeměnit e-mail na úkol.

Vyplňte všechny podrobnosti úkolu včetně předmětu, zahájení a termínu, priority a podrobností. Až budete připraveni, přejděte na kartu Úkola v části Spravovat úkol na pásu vyberte Přiřadit úkol.

Tímto se aktualizuje okno úlohy tak, aby obsahovalo řádek Komu pro přidání příjemce. Zadejte jejich jméno nebo e-mailovou adresu nebo je pomocí tlačítka Komuvyberte ze svého adresáře.

.

Volitelně můžete zaškrtnutím políček ponechat aktualizovanou kopii úkolu ve svém seznamu a po dokončení úkolu obdržet zprávu o stavu.

Až bude vše hotovo, vyberte Odeslata úkol odešlete příjemci.

Když úkol obdrží e-mailem, jednoduše jej přidají na svůj vlastní seznam úkolů.

Můžou v průběhu úkolu použít pole Stava Procento dokončenía mohou vybrat Odeslat zprávu o stavuna Úkol, který vám e-mailem poskytne aktualizovaný stav.

Nastavit skupinu kontaktů

Když pracujete s týmem vytvoření distribučního seznamu nebo skupinou kontaktů, šetří vám čas. Namísto přidání každého člena týmu do e-mailu, události kalendáře nebo úkolu jednoduše přidáte skupinu.

V levém navigačním panelu vyberte ikonu Lidé.

Přejděte na kartu Domůa v části Nová na pásu karet vyberte Nová skupina kontaktů.

Nahoře zadejte název skupiny. Poté v sekci členů zvolte Přidat členya vyberte Z kontaktů aplikace Outlook, Z adresářenebo Nový e-mailový kontakt.

U prvních dvou možností se otevře nové okno, ve kterém vyberete kontakt a pomocí tlačítka Členovéje přidáte. Pokračujte v tomto procesu, dokud nebudete mít všechny členy, a kliknutím na OKuložte.

Poté se zobrazí seznam členů vaší skupiny a v případě potřeby můžete přidat další. Výběrem možnosti Uložit a zavřítdokončete proces a uložte skupinu.

Chcete-li použít skupinu, kterou jste vytvořili v řádku s adresou e-mailu nebo jako pozvané na událost, začněte psát název skupiny a vyberte jej z návrhů nebo pomocí tlačítka Komuvyhledejte a vyberte skupinu.

Sdílet kalendář

Zatímco můžete nastavit konkrétní skupinový kalendář v aplikaci Outlook, možná budete chtít jednoduše sdílet svůj vlastní kalendář. To je užitečné pro člena týmu, který funguje jako záloha nebo spoluvedoucí vašich projektů.

Vyberte ikonu Kalendářvlevo a poté vyberte kalendář pomocí Panela složek..

Přejděte na kartu Domůa ve skupině Spravovat kalendáře vyberte možnost Sdílet kalendář. Vyberte kalendář.

Na kartě Oprávněnívyberte pomocí tlačítka Přidatkontakt, se kterým chcete sdílet.

Vyhledejte kontakt, vyberte Přidata vyberte OK. Poté vyberte buď Může prohlížetnebo Může upravovatv závislosti na oprávněních, která chcete povolit.

Chcete-li kalendář sdílet, vyberte Použíta poté OK.

Příjemce by měl obdržet e-mail, že s ním sdílíte kalendář. Mohou přijmout zobrazení vašeho kalendáře ve svém seznamu kalendářů Outlooku.

Spravujte své složky

Složky v aplikaci Outlook jsou stejné jako složky, které používáte v počítači; poskytují vám jednoduché způsoby uspořádání vašich položek. Máte několik skvělých způsobů, jak spravovat složky Outlooku pro váš projekt nebo tým.

Otevřete Panel složekna levé straně doručené pošty. Poté můžete rozbalit účet, pokud máte více než jeden, a zobrazit všechny složky v něm.

Vytvořte novou nadřazenou složku nebo podsložku

Zvažte vytvoření složky pro každý projekt nebo jeden pro každého klienta nebo člena týmu, abyste měli vše uspořádané.

Klikněte pravým tlačítkem na účet nebo aktuální složku, zvolte Nová složkaa pojmenujte ji.

Seřaďte své podsložky

Pokud máte nadřazenou složku s mnoha podsložkami, můžete rychle najít tu, kterou potřebujete, jejich seřazením. Klikněte pravým tlačítkem na nadřazenou složku a vyberte Řadit podsložky A až Z.

Přidat složku do oblíbených

Sekce Oblíbenése nachází v horní části podokna složek. Když tento panel sbalíte, uvidíte své oblíbené položky na liště vlevo. Obojí vám umožní rychlý přístup k často používaným složkám.

Buď klikněte pravým tlačítkem na složku a vyberte možnost Přidat k oblíbeným položkámnebo přetáhněte složku do sekce Oblíbené v horní části podokna složek.

Zobrazit počet nepřečtených položek

Celkový počet nepřečtených položek pro složku můžete zobrazit přímo v této složce v podokně. To je užitečné, pokud odesíláte e-maily do složek automaticky, protože nové zprávy rychle rozpoznáte..

Klikněte na složku pravým tlačítkem a vyberte Vlastnosti.

Otevřete kartu Obecnéa zvolte Zobrazit počet nepřečtených položek.

Kliknutím na Použíta OKzměnu uložte.

Pokud chcete zobrazit všechny položky, vyberte místo toho možnost Zobrazit celkový počet položek.

Automatizovat běžné akce

Jak bylo uvedeno výše, v aplikaci Outlook můžete provádět automatické akce. To zahrnuje přesouvání e-mailů do složek, přeposílání zpráv a označování položek podle důležitosti. Každý z nich vám pomůže udržet si přehled o vaší doručené poště, ale také o vašem projektu nebo týmu.

Vytvořit pravidla aplikace Outlook

Máme kompletního průvodce vytváření pravidel v aplikaci Outlook pro Windows, Mac a web, který si můžete prohlédnout, takže zde se podíváme na jeden příklad, který je užitečný pro řízení projektů. E-maily můžete automaticky přesouvat do složky, jak je uvedeno výše. Navíc místo vytváření pravidla od začátku jej můžete založit na e-mailu, který jste obdrželi.

Vyberte e-mail a klikněte pravým tlačítkem myši, přejděte na Pravidlaa vyberte možnost Vytvořit pravidlonebo zvolte Pravidlana domovské stráncekartu a vyberte Vytvořit pravidlo.

Základní podmínky pro e-mail se zobrazí nahoře. Pravidlo můžete založit na odesílateli, předmětu nebo způsobu, jakým je adresováno. Vyberte jednu nebo více podmínek, které chcete použít.

V oblasti Proveďte následujícízaškrtněte políčko Přesunout položku do složky. Poté pomocí tlačítka Vybrat složkuvyberte složku.

Až skončíte a vaše nové pravidlo bude připraveno, vyberte OK. Kdykoli přijde e-mail na základě podmínek, které jste vybrali, automaticky se přesune do vámi zvolené složky.

Vytvořte rychlé kroky

Další skvělý automatizační nástroj v aplikaci Outlook se nazývá Rychlé kroky. Pomocí rychlých kroků můžete provést akci na e-mailu jediným kliknutím. Jak si dokážete představit, je to obrovská úspora času.

Můžete nastavit Rychlé kroky pro věci, jako je přesouvání, kategorizace nebo přeposílání e-mailů. Jako příklad nastavíme Rychlý krok k označení e-mailu, který bude zítra následovat..

Přejděte na kartu Domůa v poli Rychlé krokyvyberte šipku Další(šipka dole). Vyberte Nový rychlý krok>Vlastní.

V horní části pole Upravit rychlý krok zadejte název. Poté otevřete rozbalovací nabídku Vybrat akcia vyberte možnost Nahlásit zprávu.

V následující rozbalovací nabídce vyberte možnost Zítra. Můžete si vybrat jinou možnost, například Dnes nebo Příští týden nebo pokud chcete.

Kliknutím na Dokončituložíte Rychlý krok.

Chcete-li použít svůj Rychlý krok, vyberte e-mail, přejděte na kartu Domůa vyberte jej v poli Rychlé krokynebo klikněte pravým tlačítkem myši a přejděte na Rychlé krokya vyberte jej z rozbalovací nabídky.

To je vše. Právě jste jediným kliknutím označili e-mail pro zítřejší reakci.

Doufáme, že vám tyto návrhy pomohou spravovat svůj další nový projekt nebo dokonce svůj tým v aplikaci Outlook. Pokud chcete ještě více, podívejte se na jak přidat Microsoft Teams do Outlooku, kde najdete jednodušší způsob připojení nebo plánování schůzek.

.

Související příspěvky: