Jak archivovat e-maily v aplikaci Microsoft Outlook

Pokud máte e-maily, které již nepotřebujete, ale nechcete je nutně mazat, můžete je archivovat. V aplikaci Microsoft Outlook máte několik způsobů, jak ručně nebo automaticky archivovat e-maily, aby vám nepřekážely.

Ukážeme vám, jak archivovat e-maily v Outlooku na počítači, na webu a v mobilním zařízení. Bez ohledu na to, kde Outlook používáte nejčastěji, můžete uvolnit místo pro nové zprávy.

O archivaci e-mailů v aplikaci Outlook

Pro Microsoft 365, Exchange účty a Outlook na webu máte výchozí složku Archiv. U účtů Exchange Server mohou platit zásady uchovávání. Pro účty POP a IMAP můžete vytvořit složku Archiv.

Pomocí složky Archiv můžete v případě potřeby načíst všechny e-maily, které tam později přesunete.

Když přesunete položky do složky Archiv pomocí tlačítka, jak je popsáno níže, zmenšit velikost doručené pošty se to nestane. Pokud se obáváte o místo, můžete v systému Windows vytvořit samostatný datový soubor aplikace Outlook (.pst), který vysvětlíme níže.

Archivujte e-maily aplikace Outlook v systému Windows

E-maily můžete ručně archivovat v Outlooku v systému Windows nebo použít některou z dostupných funkcí automatické archivace. Tyto funkce automatické archivace se mohou lišit v závislosti na vaší verzi aplikace Outlook.

Ruční archivace e-mailů v systému Windows

V systému Windows můžete ručně archivovat jeden nebo více e-mailů několika různými způsoby.

Začněte výběrem e-mailů jedním z těchto způsobů:

Pro jeden e-mail jej jednoduše vyberte.

Pro skupinu sousedních e-mailů vyberte první, podržte Shifta vyberte poslední v rozsahu.

V případě skupiny e-mailů, které nesousedí, vyberte jeden, podržte Ctrla vyberte každý další.

Jakmile máte vybrané e-maily, které chcete archivovat, proveďte jednu z následujících akcí:

Přetáhněte e-maily do složky Archiv.

Na pásu karet na kartě Domovská stránkanebo Zprávavyberte možnost Archivovat.

Klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost Archivovat.

Použijte klávesu Backspace.

Automatická archivace e-mailů v systému Windows

V systému Windows můžete automaticky archivovat starší e-maily provedením vyčištění poštovní schránky nebo nastavením automatické archivace tak, aby se spouštěla ​​pravidelně..

Proveďte vyčištění doručené pošty

Můžete přesunout e-maily do datového souboru aplikace Outlook ušetřit místo a vyčistit svou poštovní schránku jedním tahem.

Vyberte Soubor>Informace. Poté otevřete nabídku Nástrojea vyberte možnost Vyčistit staré položky.

Vyberte doručenou poštu e-mailového účtu, složku a podsložky, ve kterých chcete provádět údržbu, a vyberte datum v rozevíracím poli pod ním. Volitelně zaškrtněte políčko pro zahrnutí e-mailů „Nearchivovat“.

Uvidíte cestu k souboru pro umístění archivního souboru, abyste k němu měli později v případě potřeby snadný přístup. Pokud se dostanete do potíží, podívejte se na tyto způsoby přístup k souboru PST.

Kliknutím na OKproveďte vyčištění.

Nastavit automatickou archivaci

Chcete-li automaticky archivovat položky podle plánu, můžete nastavit možnost Automatická archivace.

Vyberte Soubor>Možnosti. Vlevo vyberte Pokročiléa vpravo Nastavení automatické archivace.

Zaškrtněte v horní části pole, jak často chcete spouštět automatickou archivaci, a zadejte do pole načasování. Volitelně můžete zaškrtnout políčko, aby se před spuštěním zobrazila výzva.

V části Během automatické archivace zaškrtněte políčko Archivovat nebo odstranit staré položkya poté vyberte stáří e-mailů.

Potom se můžete rozhodnout přesunout položky do datového souboru aplikace Outlook nebo položky trvale odstranit.

Volitelně můžete kliknutím na tlačítko použít nastavení pro všechny složky a poté nastavením dokončete OK. Chcete-li změnu uložit, v okně Možnosti aplikace Outlook zvolte OK.

Archivujte e-maily aplikace Outlook na Macu

E-maily můžete ručně a automaticky archivovat v Outlooku na Macu, i když trochu jinak než na Windows.

Ruční archivace e-mailů na Macu

V počítači Mac můžete ručně archivovat jeden nebo více e-mailů několika různými způsoby.

Začněte výběrem e-mailů jedním z těchto způsobů:

Pro jeden e-mail jej jednoduše vyberte..

Pro skupinu sousedních e-mailů vyberte první, podržte Shifta vyberte poslední v rozsahu.

Pro skupinu e-mailů, které nesousedí, vyberte jeden, podržte Příkaza vyberte každý další.

Jakmile máte vybrané e-maily, které chcete archivovat, proveďte jednu z následujících akcí:

Na liště nabídek vyberte Zpráva>Archivovat.

Na pásu karet na kartě Domovská stránkavyberte možnost Archivovat.

Klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost Archivovat.

Klikněte na tlačítko Archivovat(pole) vpravo v doručené poště.

Použijte klávesovou zkratku Control + E.

Automatická archivace e-mailů na Macu

I když v Outlooku na Macu není možnost automatické archivace, existuje řešení, které vám může vyhovovat. Můžete nastavit pravidlo pro archivaci konkrétních e-mailů na základě data.

Otevřete Outlook a na liště nabídek vyberte Outlook>Nastavení.

V okně, které se zobrazí, vyberte Pravidla.

V levé části další obrazovky vyberte účet, pokud jich máte více.

Vpravo kliknutím na tlačítko plusv dolní části přidejte nové pravidlo.

Nahoře zadejte Název pravidla.

Pro podmínku použijte rozbalovací pole nalevo a vyberte typ podmínky. Chcete-li pravidlo založit na datu, můžete vybrat Datum přijetí. Vpravo zadejte časové období nebo jednoduše použijte pole Před datema zadejte datum v minulosti.

Poznámka: Mějte na paměti, že postupem času můžete toto pravidlo aktualizovat, aby obsahovalo nové datum.

Pro akci vyberte v prvním rozevíracím poli možnost Přesunout do složkya v seznamu vpravo vyberte možnost Archivovat.

Volitelně použijte znaménko plus vedle položky S výjimkou případůu e-mailů, kterým by se pravidlo mělo vyhnout, nebo zaškrtnutím políčka níže ignorujte ostatní pravidla, která splňují stejné podmínky.

Potvrďte, že je zaškrtnuté políčko Povoleno, a kliknutím na OKpravidlo uložte..

Archivujte e-maily aplikace Outlook na webu

Archivace e-mailů v Outlook na webu je podobná verzím pro počítače.

Ruční archivace e-mailů na webu

V případě jednoho e-mailu jej vyberte nebo zaškrtněte políčko vlevo.

Pro skupinu sousedních e-mailů vyberte první, podržte Shifta vyberte poslední v rozsahu.

Pro skupinu nesousedících e-mailů vyberte jeden, podržte Ctrl(Windows) nebo Command(Mac) a vyberte každý další.

Jakmile máte vybrané e-maily, které chcete archivovat, proveďte jednu z následujících akcí:

Na panelu nástrojů na kartě Domovská stránkavyberte možnost Archivovat.

Klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost Archivovat.

Klikněte na tlačítko Archivovat(pole) vpravo v doručené poště.

Automatická archivace e-mailů na webu

Stejně jako na Macu momentálně v Outlooku na webu není funkce automatické archivace. Místo toho můžete nastavit pravidlo založené na datu.

Vpravo nahoře vyberte ikonu ozubeného kolaa na postranním panelu, který se zobrazí, zvolte Zobrazit všechna nastavení aplikace Outlook.

Zcela vlevo zvolte Poštaa vpravo zvolte Pravidla. Poté vyberte Přidat nové pravidlo.

Nahoře pojmenujte pravidlo.

V části Přidat podmínkuvyberte z rozbalovacího seznamu možnost Před. Poté přidejte datum vpravo.

Poznámka: Stejně jako na Macu můžete toto pravidlo později aktualizovat, aby obsahovalo nové datum.

V části Přidat akcivyberte z rozbalovacího seznamu možnost Přesunout do. Poté vpravo vyberte Archivovat.

Volitelně vyberte možnost Přidatvýjimkupro e-maily, kterým by se pravidlo nemělo vyhýbat, a zaškrtnutím políčka ukončete zpracovávání dalších pravidel.

Chcete-li pravidlo spustit okamžitě v doručené poště, zaškrtněte políčko Spustit pravidlo nyní. Poté vyberte Uložit.

Archivujte e-maily aplikace Outlook v zařízeních Android a iPhone

Pokud používáte Outlook na vašem zařízení Android nebo iPhone, můžete zde také archivovat e-maily. V současné době neexistuje funkce automatické archivace, ale máte několik způsobů, jak archivovat e-maily ručně..

Chcete-li archivovat jeden e-mail, můžete použít přejetí prstem. Posuňte e-mail zleva doprava nebo naopak podle vašeho nastavení a vyberte ikonu Archivovat. Případně otevřete e-mail a klepněte na ikonu Archivovatnahoře.

Chcete-li archivovat několik e-mailů v doručené poště, klepněte a podržte jeden e-mail a zobrazí se obrazovka výběru. Vyberte zbývající e-maily a poté klepněte na ikonu Archivovatnahoře (Android) nebo dole (iPhone).

Péče o ty nepotřebné staré e-maily je v Outlooku pro Windows, Mac, na webu a ve vašem mobilním zařízení snadná. Nyní, když víte, jak archivovat e-maily v Outlooku, podívejte se na způsoby, jak opravit, že se Outlook neotevírá.

.

Související příspěvky: