Todoist vs. Microsoft To Do: Který z nich je pro vás ten pravý

Aplikace se seznamem úkolů se stávají základem, protože se každý přizpůsobuje vzdálenému pracovnímu prostředí. Úkolové aplikace jsou oblíbené, protože při žonglování s více projekty s více klienty je snadné na věci zapomenout.

Zmeškaný úkol je často drahý a stojí vás čas a peníze. Jsou také nezbytné pro každodenní osobní úkoly. Pokud například potřebujete připomenutí ohledně obnovení licence nebo dokončení úkolu, aplikace pro správu úkolů vám mohou pomoci upozornit na termín dokončení úkolu.

Problém je však v tom, že na trhu je příliš mnoho aplikací se seznamem úkolů. V tomto článku vám pomůžeme rozlišit mezi dvěma nejoblíbenějšími: Todoista vs Microsoft To Do.

Funkce a funkce

Každá aplikace má vlastní sadu funkcí.

Microsoft To Do se zaměřuje na jednoduchost. Po akvizici Wunderlist v roce 2015 jej Microsoft nahradil Microsoft To Do. Plánem bylo vytvořit robustnější aplikaci s více funkcemi, ale místo toho Microsoft vytvořil jednoduchou aplikaci pouze se základními funkcemi.

Na druhou stranu Todoist nabízí širší škálu funkcí, které jsou ideální pro obchodní použití.

Microsoft To Do a Todoist mají podobná rozhraní s levým postranním panelem pro přepínání mezi sekcemi aplikace a pravým panelem se seznamem úkolů.

Seznamy úkolů

Microsoft To Do nabízí čtyři typy filtrů pro seznamy, kde můžete filtrovat své úkoly podle:

Můj den:Toto je chytrý seznam, do kterého můžete ručně přidávat úkoly, které chcete dnes udělat. Pokud úkol v tomto seznamu nedokončíte ve stejný den, bude úkol uložen do vašeho obecného seznamu úkolů v noci, když se seznam automaticky resetuje. Nedokončené úkoly se zobrazí jako návrh v části Úkoly mého dne následující den.

Důležité: Zde se zobrazí důležité úkoly (klikněte na hvězdičku vedle názvu úkolu).

Plánováno:V této části se zobrazí jakýkoli úkol s termínem dokončení nebo připomenutím.

Přiděleno mně:Když spolupráce se spoluhráči na projektu s více úkoly, v této sekci uvidíte všechny úkoly, které vám byly přiděleny.

Úkoly:Zde se zobrazují všechnyvaše úkoly..

Můžete také přidat nové seznamy úkolů na levý postranní panel nebo vytvořit skupinu seznamů úkolů kliknutím na ikonu v pravém dolním rohu postranního panelu. Když se na něj podíváte, je to poměrně jednoduché uživatelské rozhraní:

Nyní to porovnejme s tím, jak věci fungují na Todoistu.

S Todoist můžete udělat mnohem víc.

Postranní panel Todoist není rozdělen na filtry úkolů, jako je Microsoft To Do. Zde je to, co uvidíte na postranním panelu Todoist:

Doručená pošta:Zde se zobrazují všechny úkoly, které jste vytvořili (nikoli pro konkrétní projekt) a které vám byly přiděleny.

Dnes:Zde se zobrazují úkoly s termínem dnes a úkoly po termínu.

Nadcházející:Zde vidíte seznam úkolů podle data a v horní části této sekce se také zobrazují úkoly po splatnosti.

Filtry a štítky:Úkoly můžete filtrovat na základě parametrů, jako je priorita nebo podle štítků. Na rozdíl od Microsoft To Do má Todoist celou sekci věnovanou filtrování, což znamená snadné použití, protože zhušťuje několik funkcí přímo do postranního panelu.

Projekty:Úkoly se zobrazují pod příslušnými projekty. Můžete také přistupovat k archivovaným projektům. Microsoft však nepovoluje archivaci projektů (nebo seznamů úkolů, jak je nazývá). Všechny seznamy úkolů jsou trvale odstraněny z Úkolů, když je smažete.

Todoist nabízí obsáhlejší sadu funkcí pro seznamy úkolů, ale pokud potřebujete něco jednoduššího, To Do dává větší smysl.

Vytvoření úkolu

Obě aplikace mají několik standardních funkcí pro vytváření úkolů. Oba například umožňují vytváření dílčích úkolů a nabízejí možnosti přidání připomenutí, termínu dokončení a příjemců.

Je zde však také mnoho rozdílů:

Dílčí úkoly:V obou aplikacích můžete přidat dílčí úkoly. To Do označuje dílčí úkoly jako „kroky“. Rozdíl je v tom, že Todoist umožňuje přidávání dílčích úkolů v rámci dílčích úkolů, zatímco To Do nikoli.

Sekce:Todoist umožňuje vytvářet sekce v rámci stejného projektu, což znamená, že můžete seskupovat úkoly na základě specifických kritérií i v rámci stejného projektu. Na Microsoft To do můžete přidávat pouze jednotlivé úkoly v rámci projektu..

Připomenutí:Při vytváření úkolu jsou v obou aplikacích k dispozici připomenutí. K funkci Připomenutí na Todoistu však mají přístup pouze uživatelé s předplatným plánu Pro nebo Business. Pokud používátebezplatnou verzi, není možné nastavit připomenutí.

Opakující seTermíny:To Do dělá věci jednoduše tím, že vám umožňuje nastavit „Opakovat“ úkoly. Todoist však jde ještě o krok dále a používá analýzu přirozeného jazyka k nastavení opakujících se termínů splatnosti. Když například vytváříte úkol, zkuste do pole pro jméno napsat „Remind me about check in Nate every Monday“ a Todoist automaticky nastaví opakující se termíny dokončení.

Kromě těchto rozdílů nabízí Todoist také některé další funkce, které v aplikaci To Do nenajdete:

Upřednostňování:Aplikace Todoist umožňuje nastavit priority pro každý úkol, zatímco u Úkolů taková možnost není.

Komentáře a reakce:Todoist nabízí různé funkce pro spolupráci, jako jsou komentáře a reakce. V sekci komentářů můžete označit spoluhráče pro výměnu informací nebo sdílení aktualizací.

Aktivita úkolu:Pro všechny úkoly můžete zobrazit protokol aktivit, což vám umožní efektivně sledovat a auditovat pracovní postup.

Zobrazení úkolů

Zobrazení úkolů je jednou ze základních funkcí, zejména pro uživatele, kteří chtějí spravovat komplexní pracovní postup.

I když aplikace s úkoly obecně neposkytují tolik zobrazení úkolů jako aplikace pro správu projektů, uživatelé očekávají od aplikací s úkoly alespoň kanban board.

Microsoft To Do bohužel nenabízí žádná jiná zobrazení kromě plain-vanilla seznamu. Na druhou stranu Todoist nabízí jak zobrazení seznamu, tak zobrazení desky.

Zobrazení Kanban deska Todoist můžete použít stejným způsobem jako zobrazení aplikace pro správu projektů, jako je Trello založené na kanbanu, kde vytváříte sloupce pro každou fázi vašeho pracovního postupu a karty se přesouvají tak, jak jsou dokončete každou fázi.

Různé funkce

Pokryli jsme téměř vše, co Microsoft To Do nabízí. Bohužel To Do nemá žádné pozoruhodné funkce navíc (kromě integrací). S Todoistem však získáte nějaké další vychytávky..

Body

Karmy:Aplikace zvyšuje produktivitu svých uživatelů pomocí funkce Karma. Když na Todoistu přejdete do sekce Produktivita, uvidíte možnost vytvářet cíle. Můžete nastavit cíle pro vytvoření určitého počtu denních nebo týdenních úkolů.

Karma body získáváte, kdykoli splníte úkol a dosáhnete svého cíle. Viz jak fungují body Karma na webu Todoist.

Integrace:Integrace jsou jednou z nejvýkonnějších funkcí Todoistu. Todoist můžete integrovat s téměř jakoukoli aplikací, včetně Gmailu, Chrome, Kalendáře Google, Outlooku a Zapieru. Můžete také integrovat s aplikacemi, které nejsou na seznamu, pomocí integrací, jako je Apiway.

Dokonce Microsoft To Do nabízí integrace pro aplikace jako Kalendář Google a Office 365 Suite. Možností je však podstatně méně než Todoist. Za zmínku také stojí, že můžete použít nástroj jako Zapier k integraci To Do nebo Todoist s mnoha dalšími aplikacemi.

Styl upozornění:Můžete si přizpůsobit, jak chcete být upozorňováni na upozornění Todoist pro každou aktivitu. Pokud jste například manažer, možná nebudete chtít dostávat e-mailová upozornění pokaždé, když se spolupracovník připojí k projektu nebo jej opustí, ale můžete raději dostávat upozornění, když je úkol dokončen.

Šablony:Projekty můžete rychle vytvářet importováním šablony připravené k použití z Todoist knihovna šablon. V knihovně najdete šablonu pro téměř každý projekt, od osobních projektů až po nástup zaměstnanců.

Automatické zálohování:Automatické zálohování není v bezplatném plánu k dispozici. Pokud máte placený tarif, můžete si všechna data zálohovat do cloudu.

Žádná z funkcí uvedených v této části není dostupná na Microsoft To Do, takže Todoist je vhodnější pro náročné uživatele, jako jsou firmy.

Kompatibilita zařízení

Microsoft To Do a Todoist jsou multiplatformní aplikace, ale Todoist běží na více zařízeních než To Do.

Úkoly můžete používat v systémech Windows, Mac, Android, iOS a na webu. Todoist je k dispozici na všech platformách, včetně Linuxu, Wear OS a Apple Watch.

Kromě mobilní aplikace můžete na svůj iPhone, iPad nebo zařízení Android přidat widget Todoist..

Todoist také umožňuje přímo vytvářet úkoly z e-mailů prostřednictvím svého doplňku Gmail, rozšíření Gmail a pluginu Outlook. Todoist můžete používat také ve svém prohlížeči – má rozšíření pro Chrome, Edge, Firefox a Safari.

Cena

Microsoft To Do je zcela zdarma. Todoist má bezplatný plán, ale zamyká některé jeho funkce za plány Pro a Business. Bezplatný plán umožňuje pouze 5 aktivních projektů, 5 spolupracovníků na projekt, nahrávání souborů o velikosti až 5 MB, 3 filtry a týdenní historii aktivit.

Bezplatná verze funguje dobře pro osobní použití, ale firemní uživatelé budou téměř jistě chtít získat jeden z placených plánů.

Plán Todoist’s Pro stojí 4 $ měsíčně, zatímco Business plán stojí 6 $ měsíčně, pokud platíte celý rok.

Který je pro vás ten pravý: Todoist versus Microsoft To Do

Obě aplikace mají své případy použití.

Microsoft To Do je ideální, pokud chcete přístup GTD (Dodělávat věci ) používat pro osobní úkoly. K tomu, aby byl váš nákupní seznam s potravinami složitější, než by měl být, nepotřebujete dlouhou řadu funkcí Todoist.

Pokud hledáte něco víc než schopnost vytvářet a dokončit úkoly, jako je spolupráce na úkolech označováním spoluhráčů nebo integrace s jinými obchodními aplikacemi, můžete zvážit Todoist.

Je to perfektní volba, když nechcete plnohodnotnou aplikaci pro správu projektů, jako je Asana. Prostě něco dostatečně výkonného, ​​aby zvládlo obchodní úkoly a spolupráci.

.

Související příspěvky: