Tipy Todoist GTD pro zvýšení produktivity

Ať už jste zkušeným expertem na GTD Getting Things Done, nebo se teprve začínáte učit o procesu GTD, Todoist je zdaleka nejlepší seznam úkolů pro podporu vaší GTD pracovní postup.

Proč je to tak? Existuje mnoho důvodů, které mají co do činění s jeho funkcemi, rozložením a skutečností, že výchozí funkce přirozeně podporuje strukturu GTD, kterou v ní vytvoříte.

I když jste o GTD nikdy neslyšeli, bude následující obsahovat základní tipy GTD pro jak začít, a jak k tomu můžete použít Todoist.

Poznámka: Přesná verze GTD použitá v tomto článku je postavena na principech stanovených Carlem Pulleinem a jeho Vaše třída Digital Life 3.0 online (což velmi doporučuji). Tento článek nabízí pouze to, jak používat Todoist jako součást tohoto systému. Existuje mnoho podrobností, které do tohoto článku nemáme dostatek prostoru.

Co se děje (GTD)?

Principy získávání věcí se už nějakou dobu uplatňují. Neexistují žádné sady nástrojů nebo aplikací, které musíte použít, ale základní základní principy každého přístupu jsou v zásadě stejné.

GTD vám pomáhá vyprázdnit mysl od všeho, co v něm plave celý den. To uvolní váš mozek, abyste se mohli opravdu soustředit na úkol před vámi, místo aby vás neustále rozptylovali.

Funguje to tak, že vám každý týden uděláte řadu kroků, kterými budete pracovat, abyste zůstali organizovaní. Mezi tyto kroky patří:

Zachyceníkaždého nápadu, úkolu, úkolu nebo schůzky, které se objeví. Mohli byste být uprostřed schůzky a váš šéf vám dá akci. Mohli byste se procházet v parku a dostanete skvělý nápad na knihu, kterou chcete napsat. Nezáleží na tom, kdy, kde a jak - kdykoli přemýšlíte o něčem, co musíte udělat, zachytíte to do své „Doručené pošty“.

Objasněnítěchto nápadů tím, že je rozdělíte na úkoly, přidělíte jim prioritu a dáte jim termín, pokud na nich budete brzy připraveni.

Uspořádáníúkolů jejich začleněním kbelík, do kterého se nakonec dostanete, na základě priority. Pokud plánujete na úkolu brzy pracovat, přidáte si jej také do svého kalendáře (a Todoist vám to pomůže automatizovat).

Kontrolakaždého „kbelíku“ a posunutí všech těchto organizovaných nápadů po žebříčku, dokud se ty nejnaléhavější nedostanou do vašeho kalendáře a vašeho času soustředění.

Zapojenívaší plné pozornosti těm úkolům, které to nakonec zvládly před vámi, v časech, které jste naplánovali.

GTD vám nejen pomůže dosáhnout vyšší produktivity a organizace, ale také vám pomůže dostat se na Doručená pošta nula (žádné další e-maily ve vaší doručené poště), protože u příchozích e-mailů budete nikdy neodkládejte. Vše okamžitě zpracujete pomocí výše uvedeného systému GTD.

Jak vybudovat strukturu Todoist GTD

Nyní, když znáte základní principy GTD, pojďme se blíže podívat na to, jak může Todoist pomoci.

První věc, kterou máte Chci udělat, je vytvořit novou nadřazenou strukturu projektů v Todoistu, která obsahuje všechny segmenty pro organizaci vašich různých příchozích úkolů.

Mezi tyto segmenty (nadřazené složky) patří:

Doručená pošta: Toto jsou všechny příchozí nápady. Když dostanete e-mail, který vyžaduje akci, vložíte akci sem a e-mail okamžitě archivujete. Pokud obdržíte úkol na schůzce, vložíte jej sem. Cokoli, s čím musíte jednat, jde přímo do vaší Doručené pošty.

Poznámka: Todoist má výchozí sekci Doručená pošta, takže ji nebudete muset vytvářet. jeden ručně.

v příštích několika složkách projektu, které vytvoříte, budete přesouvat položky do svých každodenních relací Clarifying and Organizing na konci dne. Patří mezi ně:

Tento týden: Položky, na kterých chcete okamžitě pracovat, během aktuálního týdne, půjdou do tohoto projektu. Když je sem umístíte, přiřadíte jim také termín splatnosti. Pokud integrujete Todoist do svého kalendáře, Todoist jej automaticky přidá do vašeho kalendáře.

Příští týden: Položky ze složky Doručená pošta, které chcete udělat brzy, ale nejste tak naléhaví, abyste je tento týden stihli, přejde do vašeho projektu příští týden. Není požadováno žádné datum splatnosti.

Tento měsíc: Položky, které chcete udělat poměrně brzy, ale můžete počkat týden nebo dva, se zapojí do tohoto projektu . Nepřipojujte sem ani termín splatnosti.

Příští měsíc: Úkoly, které chcete nakonec udělat, ale víte, že na to mohou nějakou dobu počkat přejděte do složky Příští měsíc bez termínu.

Pro speciální úkoly budete muset vytvořit další dva projekty.

Opakující se oblasti zájmu: Jedná se o věci, které musíte pravidelně dělat v souvislosti s cíli, které jsou pro vás důležité, jako je absolvování online kurzu každý měsíc.

Rutiny: Jedná se o úkoly, které nemusí souviset s vašimi cíli, ale které musíte dělat každý týden, například cvičení nebo klubová setkání.

Vytváření opakujících se úkolů

Určitě musíte mít spoustu věcí, které musíte dělat každý den nebo každý týden. Dostaňte je ze své mysli tím, že je přidáte do svého projektu Opakující se oblasti zaměření(pokud souvisejí s cíli, které jsou pro vás důležité).

Rovněž vám doporučujeme zahrnout Opakované oblasti zaměření jako dílčí projekt tohoto týdne.

Jakékoli opakující se úkoly, které jsou jen součástí vašeho života, ale ve skutečnosti nesplňují vaše životní cíle, přidejte je do projektu Rutiny.

Nezapomeňte ke všem těmto datům přidat termíny a označit je jako opakující se. Tímto způsobem se automaticky zobrazí ve vašich sekcích Dnesa Nadcházejícíúkoly, aniž byste museli cokoli dělat.

Používání vaší doručené pošty

V průběhu týdne, jak přicházejí nové problémy, se kterými se musíte vypořádat, stačí je hodit do své doručené pošty.

Tímto způsobem se vyvarujete rozptýlení a víte, že tyto úkoly nezapomenete řešit později, až budete mít čas.

Každý týden ve stejnou dobu si vyhradíte zhruba 20 až 30 minut na zpracování doručené pošty . Během této doby projděte jeden po druhém a rozhodněte se, jak důležité je tento úkol provést a v jakém časovém rámci.

Například vím, že chci balíček nakonec opravit, ale stále Zima. Přesunu tedy tento úkol na Long Term / On Hold.

Dále vím že musím podstoupit každoroční lékařskou prohlídku, ale tento měsíc jsem zaneprázdněn a nebude na tom záležet, pokud si s plánováním počkám do příštího měsíce. Přesunu to tedy do projektu Příští měsíc.

Nakonec vím, že chci, aby tento týden byl hotový článek Online-Tech-Tips.com. Přiřadím tedy během týdne den a čas, který chci dokončit.

Poté přesuňte tento úkol do projektu This Week.

Tyto tři položky, které jsem během dne přidal do své Doručené pošty, jsem dokázal zpracovat asi za pět minut.

Vím, že jsem vyhrál Nezapomenu na ně, protože jsou nyní v mém organizovaném systému ToDoist GTD. Všechno je přiděleno na tento týden a já nemusím na nic myslet, kromě tvrdé práce na každém úkolu, když přijde v mém kalendáři.

Správa tohoto týdne

Jakmile dosáhnete konce každého týdne, všimnete si, že váš projekt This Week bude nakonec prázdný od aktivních položek.

Nastavte čas každý týden (obvykle na konci dne v pátek, někdy o víkendu), abyste přesunuli úkoly z projektu Příští týdendo projektu Tento týden. Když to uděláte, přiřaďte jim termíny.

Toto opakujte pro položky ve složkách Tento měsíc, Příští měsíc a Dlouhodobě / Pozdrženo.

Pamatujte si: Položku nemusíte přesouvat, pokud se stále necítí urgentní. Můžete také smazat úkoly, o kterých jste se rozhodli, že vám už na nich nezáleží.

Nezapomeňte se soustředit

Zde je nejdůležitější princip, který toto vše spojuje a umožňuje fungování systému GTD.

Protože utrácíte jen malé bloky času všechny nápady a úkoly, které se dostanou do vaší Doručené pošty, vám zbude zbytek času, který jste v kalendáři zadali, abyste mohli skutečně pracovat.

To znamená, že budete používat pouze svůj Today and Upcoming oblasti v Todoistu během dne (spolu s Kalendářem) a celý den pracovat na dokončení a vyčlenění těchto úkolů.

Víte, že jste přidělili pouze úkoly, které můžete splnit za jeden den, protože Todoist je automaticky přidal do vašeho kalendáře. Pokud je váš den plný, nemůžete přiřadit více. Když je váš týden plný, nemůžete do projektu This Week přesunout nic jiného.

GTD funguje, protože vám to vyřadí z hlavy a do „systému“. Uvolní vaše myšlenky, abyste mohli soustředit svou mysl na daný úkol - a získejte věci hotové.

Související příspěvky: