Jak vytvořit a používat automatický text v aplikaci Microsoft Word

Textové procesory prošly dlouhou cestou od začátku 80. let, kdy společnost Microsoft poprvé vydala Microsoft Word pro MS-DOS. Jeho průlomovou vlastností bylo, že byl navržen pro použití s ​​myší. Dnešní verze Microsoft Word obsahují funkce, které si uživatelé dosud nedokázali ani představit, včetně použití funkce automatického textu aplikace Microsoft Word, aby bylo možné vytvářet obsah rychleji a s menšími chybami.

Pokud hodně používáte Word, je pravděpodobné, že existují fráze, bloky textu nebo grafiky, které často používáte. Funkce automatických oprav a automatického textu aplikace Word jsou vytvořeny, aby vám pomohly rychle vložit tyto opakující se položky, což vám ušetří čas. Příkladem může být přidání vašeho podpisu na konec dopisu nebo vložení standardizovaného jazyka do dokumentů, jako jsou smlouvy nebo žádosti o návrhy.

Rozdíl mezi automatickými opravami a AutoText

V aplikaci Microsoft Word vám funkce AutoCorrect umožňuje vytvářet opakovaně použitelné textové úryvky - až 255 znaků. Tyto úryvky jsou pak k dispozici nejen v aplikaci Word, ale také ve všech vašich aplikacích Office, jako jsou Výhled a PowerPoint.

Automatický text na druhé straně ruka, je mnohem robustnější. Je vyroben tak, aby ovládal mnohem větší bloky textu. Položky automatického textu, které vytvoříte, se uloží s vaší šablonou Wordu a nejsouk dispozici v ostatních aplikacích Office, které používáte. Automatické opravy i automatický text jsou k dispozici v desktopové i online verzi aplikace Microsoft Word.

Jak vytvářet a používat automatické opravy

Chcete-li konfigurovat a používat položku automatických oprav, otevřete dokument s textem, který chcete převést na opakovaně použitelný úryvek. V níže uvedeném příkladu konfigurujeme automatické opravy tak, aby vložily krátký blok textu, když píšeme -123… .

  1. Vyberte až 255 znaků textu, který chcete znovu použít zadáním krátké řady znaků.
    1. Přejděte na Soubor>Možnosti>Korekturya vyberte tlačítko Možnosti automatických oprav.
      1. Zkontrolujte, zda je zaškrtnuto políčko Nahradit text při psaní.
        1. Dále v Nahradit, zadejte znaky, které chcete nahradit blokem textu, který jste vybrali v kroku 1. V tomto případě používáme znaky -123. Text, který jste vybrali v kroku 1, se zobrazí pod položkou With
          1. Nakonec vyberte Přidata poté OKa znovu OK.

            2. Použití položky automatických oprav

            Chcete-li nyní použít položku automatických oprav, kterou jste vytvořili podle výše uvedených kroků, zadejte do dokumentu Wordu -123a tyto znaky budou nahrazeny blokem textu, který jste vybrali v kroku 1 .

            Jak vytvářet a používat automatický text

            Pokud chcete automaticky vložit bloky textu, které jsou delší než 255 znaků nebo obsahují obrázky, použijte místo automatických automatický text.

            Vytvoření nové položky automatického textu

            Znovu začněte otevřením dokumentu s textem, který chcete vytvořit, na opakovaně použitelný úryvek.

            1. Vyberte blok text, včetně obrázků, který chcete převést na položku automatického textu.
              1. Stiskněte Alt+ F3. Tím se spustí dialogové okno Vytvořit nový stavební blok, kde budete mít několik možností.
              2. Vyplňte informace a nezapomeňte uvést jedinečný název a popis.
                1. Vyberte OK.

                  2. Použití položky automatického textu aplikace Microsoft Word

                  Chcete-li použít právě vytvořenou položku automatického textu, postupujte podle těchto pokynů.

                  1. Vyberte na kartě Vložitna panelu nástrojů.
                  2. Vyberte Rychlé částia poté Automatický text.
                  3. Vyberte požadovanou položku automatického textu a bude vložena do vašeho dokumentu Wordu.

                    4. Použití položky automatického textu pomocí automatických oprav

                    Alternativně můžete vložit položku automatického textu, kterou jste vytvořili, zadáním názvu položky. Tato metoda v zásadě používá funkci automatických oprav. Například pomocí výše uvedeného záznamu Automatický text můžete začít psát „Využijte agilní rámce“ a zobrazí se popisek s textem „(Stisknutím klávesy ENTER jej vložíte).“

                    Když stisknete Enter, zobrazí se celá Do vašeho dokumentu bude vložen blok automatického textu.

                    Pokud nevidíte popisek „(Stisknutím klávesy ENTER vložíte)“, budete muset povolit Zobrazit návrhy automatického dokončování. Můžete to udělat tak, že přejdete na Soubor>Možnosti>Pokročiléa zaškrtnete políčko vedle Zobrazit návrhy automatického dokončování.

                    Přidání položky automatického textu na panel nástrojů Rychlý přístup

                    Chcete-li snížit počet akcí, které musíte provést pro vložení automatického textu aplikace Microsoft Word, můžete přidat položku na panel nástrojů Rychlý přístup.

                    1. Vyberte rozbalovací šipku panel nástrojů Rychlý přístupa vyberte možnost Další příkazy.
                      1. V rozbalovacím poli Vybrat příkazy zvyberte Všechny příkazy.
                        1. Najděte Automatický textv seznamu vlevo a kliknutím na tlačítko Přidatjej přidejte do seznamu vpravo.
                          1. Vyberte OK….
                          2. Nyní uvidíte, že na panel nástrojů Rychlý přístup bylo přidáno tlačítko Automatický text.
                            1. Chcete-li vložit položku automatického textu, vyberte tlačítko Automatický text a poté vyberte položku automatického textu, kterou chcete vložit do dokumentu.

                              2. Použití položky automatického textu pomocí zástupce

                              Další způsob, jak vložte položku automatického textu vytvořením klávesové zkratky.

                              1. Klepněte pravým tlačítkem myšikdekoli na pásu karet panelu nástrojů a vyberte možnost Přizpůsobit pás karet…
                                1. Vyberte tlačítko Přizpůsobitve spodní části dialogového okna.
                                2. V seznamu kategorií vlevo vyberte Stavební bloky.
                                3. V seznamu Stavební blokyvpravo vyberte stavební blok, pro který chcete vytvořit klávesová zkratka.
                                4. Umístěte kurzor do pole Stiskněte novou klávesovou zkratkua zadejte klávesovou zkratku, kterou chcete použít. V níže uvedeném příkladu používáme jako klávesovou zkratku Alt+ Ctrl+ Shift+ L.
                                  1. Vyberte tlačítko Přiřadit.
                                  2. Vyberte možnost Zavříta poté OK.
                                  3. Nyní, když jste zpět v dokumentu Word, můžete pomocí klávesové zkratky, kterou jste právě vytvořili, vložit položku automatického textu.

                                    4. Buďte chytřejší a rychlejší triky, které jste se naučili

                                    I když nejste opravdu osoba zaměřená na detail, výše uvedené tipy vám budou připadat jako vy! Pokud tyto funkce využijete, ušetříte čas a méně chyb při vytváření dokumentu aplikace Word. Pokud chcete, udělejte to o krok dále a vytvořit některá makra ve Wordu u jakékoli série akcí, které opakovaně provádíte.

                                    Související příspěvky:

                                    Jak vytvořit distribuční seznam v aplikaci Outlook Jak přeposílat e-maily z Outlooku na Gmail Jak přidat záhlaví a zápatí v aplikaci PowerPoint Jak vytvořit brožuru ve Wordu Jak vytvořit odpočinkové místnosti v Microsoft Teams Jak přidat nebo odebrat komentáře v aplikaci Word Jak zaznamenat makro v aplikaci Excel

                                    5.05.2021