Jak používat Flash Fill In Excel

Pokus o vyplnění buněk v Excelu, které začleňují text nebo data z několika dalších buněk v listu, může být velmi časově náročný proces. To platí zejména v případě, že v tabulce jsou stovky nebo tisíce řádků.

Jakmile víte, jak správně používat Flash Fill v Excelu, můžete nechat Excel, aby provedl všechny těžké zvedání. Zadáte pouze několik ručních zadávání buněk, aby Excel pomohl přesně pochopit, co se snažíte udělat. Poté Excel provede zbytek práce pro zbytek tabulky.

Pokud to zní jako časově úsporný tip, který byste chtěli vyzkoušet, podívejme se, jak můžete tuto funkci použít ke zlepšení vlastní produktivity.

Poznámka: Funkce Flash Fill v Excelu je k dispozici pouze v Excelu 2013 a novějších.

Jak na to Použít Flash Fill In Excel

Nejjednodušší aplikace Flash Fill v Excelu je kombinace dvou slov dohromady. V níže uvedeném příkladu vám ukážeme, jak pomocí Flash Fill rychle zkombinovat křestní jméno a příjmení do třetí buňky pro celé jméno.

V tomto příkladu sloupec C obsahuje první jméno, sloupec D obsahuje příjmení a sloupec E je sloupec pro celé jméno.

In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->

Nejprve zadejte celé jméno do první buňky tak, jak chcete, aby vypadala (kombinujte obsah buňky Jméno a buňky Příjmení.

Poté začněte psát totéž do další buňky (křestní jméno a příjmení z buněk vlevo). Všimnete si, že funkce Flash Fill aplikace Excel automaticky detekuje vzorek z obsahu buňky nad ním, kterou jste zadali ručně.

Pomocí tohoto „učení“ poskytne Excel náhled toho, co si myslí, že chcete zadat . Dokonce vám ukáže, jak se zbytek buněk vyplní pro zbytek sloupce.

Tento náhled přijměte stisknutím klávesy Enter. Uvidíte, jak funkce Excel Flash Fill vykonává svoji magii, protože pro vás vyplní všechny ostatní buňky v tomto sloupci.

Jak vidíte, Funkce Flash Fill může ušetřit obrovské množství času, pokud porovnáte ručně psaní jedné buňky a stiskem klávesy Enter bude nutné ručně zadat názvy všech buněk v novém sloupci.

Pokud jste si všimli, že funkce výplně Flash nefunguje, musíte zapnout funkci výplně Flash v Excelu. Postup naleznete v poslední části tohoto článku.

Možnosti aplikace Flash Flash Fill

Když provedete kroky Flash Fill výše, všimnete si malé ikony zobrazí se vedle vyplněných buněk. Pokud vyberete šipku rozbalovací nabídky vpravo od této ikony, zobrazí se vám několik dalších možností, které můžete použít s funkcí Vyplnit Flash.

Pomocí možností výplně Flash v tomto rozbalovacím seznamu můžete:

Zrušit výplň Flash: Zrušit akci které vyplnily celý sloupec po stisknutí klávesy Enter

Přijmout návrhy: Tímto oznámíte funkci Excel Fill pro tento sloupec, že ​​jste se změnami ve sloupci v pohodě rád si je ponechá

Vybrat xx prázdné buňky: Umožňuje identifikovat všechny buňky, které nebyly vyplněny, a jsou prázdné, takže je můžete opravit, pokud potřebujete

Vybrat xx změněné buňky: Umožňuje vybrat všechny buňky, které se automaticky změnily po aktualizaci funkce Flash Fill tyto buňky

Jakmile vyberete Přijměte návrhy, uvidíte, že „výběrová“ čísla pro „změněné buňky“ klesnou na nulu. Důvodem je to, že jakmile přijmete změny, nebude již obsah buněk považován za „změněný“ pomocí funkce Flash Fill.

Jak povolit vyplňování Flash v Excelu

Pokud jste již zjistili, že Excel neposkytuje náhled Flash Fill, když začnete psát druhou buňku, možná budete muset funkci povolit.

Chcete-li to provést:

Vyberte Soubor>Možnosti>Pokročilé. Přejděte dolů do části Možnosti úprava ujistěte se, že jsou vybrány možnosti Povolit automatické dokončování pro hodnoty buněka Automaticky vyplňovat Flash.

Pro dokončení vyberte OK. Nyní, až příště začnete psát do druhé buňky po vyplnění první, Excel by měl detekovat vzorec a poskytnout vám náhled, jak si myslí, že chcete vyplnit zbývající buňky ve sloupci.

Můžete také aktivovat funkci výplně Flash pro buňku, kterou jste zvýraznili, výběrem ikony Výplň Flash v nabídce Datave skupině Data Toolsna pásu karet .

Můžete ji také použít stisknutím kláves Ctrl + E na klávesnici.

Kdy použít Flash Fill In Excel

Zřetězení celých jmen od dva sloupce jsou jednoduchým příkladem toho, jak můžete použít Flash Fill v Excelu, ale pro tuto výkonnou funkci existuje mnohem pokročilejší použití.

Extrahujte podřetězec z velkého řetězce (jako PSČ z úplné adresy) v jiném sloupci

Vytáhněte čísla z alfanumerických řetězců

Odstraňte mezery z před nebo po řetězcích

Vložení podřetězců (jako čárka nebo pomlčka) do existujících řetězců

Datum formátování

Nahrazení části řetězce novým textem

Nezapomeňte, že je užitečná funkce výplně Flash, ale nebude se automaticky aktualizovat, když změníte původní buňky.

Například v příkladu na jméno a příjmení v V první části tohoto článku by bylo možné dosáhnout stejného výstupu pomocí Zřetězená funkce a následným vyplněním zbytku sloupce touto funkcí.

= CONCATENATE (C2) , ““, D2)

Když to uděláte, pokud se změní jedna z prvních dvou buněk, aktualizuje se celé jméno. Jednou z nevýhod tohoto je to, že pokud odstraníte jeden z prvních dvou sloupců, sloupec Celé jméno vymaže nebo zobrazí chybu.

Proto se funkce Vyplňování Flash v Excelu nejlépe používá, když chcete zcela a trvale převést původní sloupce na nově formátovaný řetězec nebo číslo.

Související příspěvky: