Jak naplánovat schůzku v aplikaci Microsoft Outlook

Ať už jste nováčkem v Microsoft Outlooku nebo na scéně schůzek, schůzky můžete naplánovat během několika minut. Vyberte nebo přidejte své účastníky, sledujte, kdo se účastní, a provádějte změny před datem schůzky.

Pro vaši příští konferenci, zahájení nebo aktualizaci zde je návod, jak naplánovat schůzku v Outlooku.

Jak na to. Naplánujte schůzku v aplikaci Outlook

Pokud chcete naplánovat schůzku pomocí aplikace Microsoft Outlook, máte několik různých způsobů, jak zobrazit okno nové události. Otevřete Outlook a přejděte na místo níže.

Z doručené pošty v Outlooku

Při prohlížení doručené pošty přejděte na kartu Domů, otevřete rozbalovací nabídku Nové položkya vyberte možnost Schůzka. Můžete také použít klávesovou zkratku Ctrl+ Shift+ Q.

Chcete vytvořit schůzku z konkrétního e-mailu v aplikaci Outlook? Vyberte ve zprávě tlačítko Další akce(tři tečky) a vyberte Schůzka.

Případně vyberte e-mail, přejděte na kartu Domůa na pásu karet zvolte Odpovědět se schůzkounebo použijte Ctrl+ Alt+ R.

Z kalendáře aplikace Outlook

Pokud si prohlížíte kalendář Outlooku, přejděte na kartu Domůa na pásu karet vyberte Nová schůzka. Můžete také použít klávesovou zkratku Ctrl+ Shift+ Q.

Případně vyberte datum, které chcete použít, a klikněte pravým tlačítkem na čas. Vyberte Nová žádost o schůzkunebo Nová opakovaná schůzkapodle vašich preferencí.

Poznámka: Pokud v zobrazení kalendáře dvakrát kliknete na čas, ve výchozím nastavení se vytvoří schůzka, nikoli schůzka.

Zadejte podrobnosti schůzky

Jakmile se otevře nové okno schůzky pomocí jedné z výše uvedených metod, můžete přidat podrobnosti v libovolném pořadí.

Zadejte Název, vyberte čas zahájení a ukončení schůzky a případně vyberte časové pásmo nebo zaškrtněte políčko u celodenní schůzky. Můžete také zadat místo nebo odkaz na online schůzku nebo použít tlačítka pro Polohanebo Vyhledávač místností, pokud máte tyto typy položek uloženy.

Schůzku můžete také opakovat, což se hodí u schůzek, které plánujete pořádat pravidelně. Vyberte Nastavit opakující se(pokud jste výše nezvolili možnost Nová opakovaná schůzka)..

Potom vyberte čas zahájení a ukončení, vzor opakování a rozsah opakování. Po dokončení klikněte na OK, aby se tyto informace zobrazily v okně schůzky.

Pokud chcete připojit soubor, vložit obrázek naplánujte schůzku Microsoft Teams nebo nakreslit ilustraci, použijte další karty a možnosti pásu v horní části.

Jak přidat účastníky

Podobně jako při vytváření schůzky v Outlooku máte více než jeden způsob, jak přidat účastníky. Účastníky můžete zahrnout kdykoli během nastavování schůzky. Chcete-li pozvat účastníky poté, co naplánujete schůzku, přejděte do následující sekce.

Zadat účastníky schůzky

Účastníky můžete ke schůzce rychle přidat zadáním jejich jmen nebo e-mailových adres vedle položky Povinné(ti, kteří se musí zúčastnit) nebo Volitelné(ti, kteří se mohou zúčastnit) na adrese v horní části okna.

Chcete-li přidat účastníky z adresáře aplikace Outlook, vyberte tlačítko Povinnénebo Volitelné.

Ve vyskakovacím okně vyberte v horní části Adresář, pokud jich máte více. Poté vyberte kontakt a pomocí tlačítka Povinnénebo Volitelnév dolní části jej přidejte do schůzky.

Kliknutím na OKuvidíte kontakty přidané do vaší žádosti o schůzku.

Použijte pomocníka pro plánování

Dalším způsobem, jak přidat účastníky schůzky, je použití asistenta plánování. Tato funkce je dostupná uživatelům Microsoft 365 a účtů Exchange.

Přejděte na kartu Asistent plánovánía proveďte jednu z následujících akcí:

Zadejte jména nebo e-mailové adresy níže Všichni účastnícivlevo. Všimnete si sekcí Povinný účastníka Volitelný účastník, takže nezapomeňte zadat jména do správných oblastí.

Na pásu karet vyberte Přidat účastníkya vyberte účastníky ze svého adresáře.

Až skončíte s používáním asistenta plánování, vyberte kartu Schůzkaa vraťte se k nastavení schůzky.

Jak sledovat účastníky

Chcete-li zjistit, kdo přijal, odmítl, mohl se připojit (nezávazně) nebo kdo neodpověděl na vaši žádost o schůzku, přejděte do Kalendáře v Outlooku..

Dvojitým kliknutím na schůzku ji otevřete a přejděte na kartu Sledování. Uvidíte každého pozvaného, ​​pokud je povinný nebo nepovinný, a jejich odpověď na vaši pozvánku na schůzku vpravo.

Jak upravit existující schůzky

Někdy se objevují věci, které mohou vyžadovat změnu naplánované schůzky. Můžete například chtít přidat nebo odebrat účastníky, změnit datum nebo čas nebo zahrnout soubor.

V levém navigačním panelu vyberte ikonu Kalendářa poklepáním na schůzku v kalendáři ji otevřete.

Účastníky můžete přidat, jak je popsáno výše, zadáním jejich jména nebo e-mailové adresy, pomocí tlačítka Povinné nebo Volitelné nebo pomocí Asistenta plánování. Účastníka můžete také odebrat tak, že jeho jméno smažete vedle pole Povinnénebo Volitelné.

Podle potřeby proveďte v události další změny a po dokončení vyberte možnost Odeslat aktualizaci.

V závislosti na provedených změnách můžete být dotázáni, zda chcete zasílat aktualizace přidaným, smazaným nebo všem účastníkům. Vyberte možnost odeslání aktualizace.

Úpravy pro organizátory, kteří se nescházejí

Pokud nejste vlastníkem schůzky, ale chcete událost aktualizovat přidáním dalších účastníků, toto je možnost.

Pokud chcete přidat účastníka, otevřete schůzku v kalendáři a přejděte na kartu Schůzka. Buď vyberte rozbalovací nabídku Přeposlatv části Akce a vyberte možnost Předat dál, nebo vyberte rozbalovací nabídku Odpověděta vyberte možnost Přeposlat.

Vyberte účastníka ze svého adresáře nebo zadejte jeho jméno či e-mailovou adresu do pole Povinnénebo Volitelnéa stiskněte Odeslat.li>

Organizátor schůzky obdrží oznámení, že jste schůzku přeposlali jiné osobě, a měl by vidět všechny další provedené změny.

Poznámka: Pokud organizátor schůzky zakázal přeposílání, nemůžete žádost o schůzku odeslat jinému účastníkovi.

Jak začít pozdě nebo Předčasné ukončení

Outlook pro Microsoft 365 poskytuje pohodlnou funkci pro automatické zahajování schůzek pozdě nebo jejich předčasné ukončení. To je užitečné pro to, aby každý měl mezi schůzkami pár minut navíc..

Vyberte kartu Soubora zvolte Možnosti. Poté vyberte Kalendářv levé části okna Možnosti kalendáře.

Vpravo přejděte do části Možnosti kalendáře a zaškrtněte políčko Zkrátit schůzky a schůzky. Pomocí rozbalovací nabídky vyberte Ukončit dřívenebo Začít pozdě.

Poté vyberte počet minut pro schůzky dlouhé méně než jednu hodinu a pro schůzky jednu hodinu nebo delší.

Po dokončení vyberte OK. Poté se čas zahájení nebo čas ukončení automaticky aktualizuje, aby se přizpůsobil vybranému načasování, když vytvoříte novou schůzku.

Připravte se na setkání

Nastavit schůzku v aplikaci Outlook je snadné. Můžete přidat více účastníků, připojit položky a v případě potřeby provést změny před schůzkou.

Nyní, když víte, jak naplánovat schůzku v Outlooku, podívejte se na videohovory jak přidat Zoom do Microsoft Outlooku.

.

Související příspěvky: