Hromadná korespondence Microsoft Word umožňuje odesílat přizpůsobené dopisy a e-maily, aniž byste museli přizpůsobovat každé písmeno. Můžete si připravit dokument tak, jak chcete, a přidat zástupné symboly pro různá datová pole, která chcete dynamicky vyplnit ze zdroje dat.
Například můžete připravit jediné písmeno pro všechny své přátele a ptát se, jak dělají to ale se schopností dynamicky měnit jména a města v dopise. Tímto způsobem bude váš obecný dopis Johnovi obsahovat jeho jméno a jeho město a stejné písmeno Miku bude mít na jeho dopisu Mikeovo jméno a jeho město.
Vytvořte své příjemce Seznam v tabulkovém procesoru Excel
Budete muset shromáždit seznam příjemců a jejich dat do jediného zdroje dat. Snadný způsob, jak toho dosáhnout, je vytvořit tabulku aplikace Microsoft Excel a přidat do ní všechna data příjemců. Potom můžete v aplikaci Microsoft Word načíst tato data Excel do dopisu hromadné korespondence.
Vyhledejte a otevřete Microsoft Excelpomocí vyhledávání Nabídka Start. >.
Na levém postranním panelu klikněte na kartu Domůa vyberte Prázdný sešitz podokna na pravé straně. Tím vytvoříte prázdný pracovní list.
Začněte zadávat data pro příjemce hromadné korespondence. Nezapomeňte použít první řádek pro záhlaví dat. Pokud chcete zadat něčí jméno, použijte jako záhlaví v prvním řádku Jméno.
V následujícím příkladu jsme vytvořili tabulku s některými údaji pro čtyři osoby. Pro každého z těchto lidí v aplikaci Microsoft Word vytvoříme osobní dopis hromadné korespondence.
Klikněte na Souborv horní části vyberte možnost Uložitna levém postranním panelu a klikněte na tlačítko Procházet.
Přejděte na plochu, zadejte název tabulky Excel a kliknutím na tlačítko Uložittabulku uložte na plochu. Usnadníte tím nalezení vaší tabulky, když ji použijete v aplikaci Microsoft Word.
Můžete uzavřít Microsoft Excelve vašem počítači.
Připravte si dokument v aplikaci Microsoft Word
Budete muset napsat obecné písmeno, které chcete pošlete každému z vašich příjemců. Tento dopis by měl obsahovat informace, které jsou společné všem příjemcům. Mezi příklady patří psaní pozdravu, dotaz na to, jak se daří, sdílení vašich myšlenek atd.
Pole nechte prázdná, kde chcete, aby se zobrazovaly informace vašich příjemců. To přidáte později, když začnete hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word.
Spusťte Microsoft Wordz nabídky Startv počítači. .
Na levém postranním panelu klikněte na Domůa z nabídky vyberte Prázdný dokumentpravý boční panel. Pokud chcete, můžete také použít šablonu.
Otevře se prázdný dokument. Napište dopis, který chcete odeslat příjemcům.
Můžete použít libovolné barvy, formátování, styly písem a další položky, které chcete. Vytvořili jsme následující jednoduchý dopis, který jsme zaslali příjemcům. Dopis bude mít jméno osoby nahoře a jeho město dole.
Ponechte dokument otevřený, jak budete provádět hromadná korespondence v sekci níže.
Vytvoření hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word
Aplikace Microsoft Word umožňuje vytvořit hromadnou korespondenci pomocí tohoto kroku průvodce krok za krokem. Díky tomu je pro vás velmi snadné vybrat písmeno, které chcete použít, přidat příjemce, které potřebujete, a dynamicky měnit jeho obsah.
In_content_1 all: [300x250] / dfp : [640x360]->
I když je váš dopis v aplikaci Word stále otevřený, klikněte na kartu Poštovní zprávyv horní části, vyberte možnost Zahájit hromadnou korespondencia vyberte Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.
Na pravé straně se objeví nový panel vaší obrazovky. V první části, která říká Vyberte typ dokumentu, vyberte Dopisy. Můžete si vybrat E-mailové zprávy, pokud chcete poslat dopis e-mailem.
Poté pokračujte kliknutím na Další: Zahájení dokumentu.
Na následující obrazovce se aplikace Word zeptá, jaký dokument chcete použít pro hromadnou korespondenci. Kliknutím na možnost Použít aktuální dokumentmůžete použít aktuální písmeno pro danou úlohu.
Pokud je váš dopis v jiném souboru aplikace Word, klepněte na tlačítko Začít od existujícího dokumentua otevřete tento soubor.
Poté klikněte na Další: Vyberte příjemcedole.
V části Vybrat příjemcevyberte Použít existující seznam. Důvodem je, že jste již vytvořili tabulku Excel obsahující data příjemců.
Pokud již nemáte data příjemců, můžete vybrat možnost Zadat nový seznam.
Poté importujte tabulku aplikace Excel kliknutím na tlačítko Procházet.
Přejděte do svého na ploše a poklepejte na tabulku Excel, kterou jste dříve vytvořili. Tím otevřete tabulku v aplikaci Microsoft Word.
Aplikace Word se zeptá, který list chcete z tabulky použít. Vyberte list, který obsahuje vaše data, zaškrtněte možnost První řádek dat obsahuje záhlaví sloupcůa klikněte na OK
Word umožňuje vybrat příjemce, které chcete použít pro hromadnou korespondenci, pokud nechcete použít všechny, kdo jsou na seznamu. Zaškrtávací políčka u lidí, které chcete zahrnout do svých dopisů.
Pomocí možností upřesnění pod seznamem můžete své příjemce třídit a filtrovat. Tříděníumožňuje třídit záznamy vzestupně a sestupně. Filtrováníumožňuje porovnávat pole a filtrovat nepotřebná pole.
Nakonec klikněte na tlačítko OKdole.
Klikněte na Další: Napište svůj dopisdole.
Následující obrazovka umožňuje používat vaše data pole v dopise. Chcete-li to použít, umístěte kurzor do písmene, do kterého chcete přidat datové pole, a v pravém podokně klikněte na Další položky.
Vyberte datové pole, které chcete přidat, a klikněte na Vložitdole.
Do dopisu budete chtít přidat všechna svá datová pole, aby v nich vaše dopisy obsahovaly všechny požadované informace. Poté klikněte na tlačítko Další: Náhled písmen.
Můžete zobrazit náhled písmen, která budou vygenerována jako výsledek hromadné korespondence. Klepnutím na ikony se šipkami vlevo a vpravo zobrazíte písmena pro každého z vašich příjemců.
Poté klikněte na Další: Dokončete sloučení.
Nyní můžete klepnutím na Tisknoutvytisknout tato přizpůsobená písmena nebo vybrat Upravit jednotlivá písmenaa upravit tato písmena.
Hromadná korespondence je opravdu skvělá úspora času funkce v aplikaci Microsoft Word.
Věděli jste, že můžete sloučit více dokumentů dohromady v aplikaci Word? To vám pomůže, pokud jste již napsali osobní dopisy a chcete je spojit do jednoho souboru.
Související příspěvky:
