Chat Google Docs je velmi účinný nástroj pro spolupráci na dokumentech s týmy. Poskytuje editorům možnost označovat a komentovat úpravy, umožňuje týmům diskutovat o
správném znění dokumentů a umožňuje zaměstnancům klást otázky, na které mohou odpovídat jejich manažeři. .
Všechna tato skvělá použití pro chat ve službě Dokumenty Google fungují dobře, pouze pokud lidé používající dokument rozumí tomu, jak systém komentářů funguje.
V tomto článku Dozvím se o všech funkcích komentování a spolupráce, které jsou k dispozici v Dokumentech Google.
Jak funguje Google Docs Docs
V Dokumentech Google nespolupracujete jen slepě . Ve skutečnosti můžete vidět, jak k dokumentu přistupuje více uživatelů v reálném čase.
Funguje to tak, že pokaždé, když k dokumentu přistupují další lidé, v horní části Dokumentů Google se zobrazí ikona jeho účtu Google. okno.
In_content_1 all: [300x250] / dfp: [640x360]->
Když tito ostatní uživatelé umístí kurzor myši do dokumentu, nad kurzorem se na okamžik objeví název jeho účtu Google.
Toto je užitečné pro zjištění, na kterých oblastech dokumentu ostatní členové vašeho týmu pracují. To vám může pomoci vyhnout se konfliktním úpravám ve stejném dokumentu.
Pokud vidíte, že někdo nesprávně upravuje část dokumentu nebo provádí změny, s nimiž nesouhlasíte, můžete přidat komentář přímo této osobě. .
Vpravo od uživatelských ikon v horní části dokumentu se zobrazuje ikona osoby mluvící uvnitř bílého kruhu. Pokud vyberete tuto možnost, otevře se obecná oblast komentářů.
Jednoduše zadejte svůj komentář a stiskněte klávesu Enter. Každý, kdo dokument právě prohlíží, bude moci vidět všechny komentáře v oblasti obecných komentářů.
Víte, kdy někdo aktualizoval nový komentář do oblasti komentářů pomocí červené tečky, která se objeví nahoře ikona.
Jak každá osoba odpoví, objeví se nový komentář pod vláknem komentáře pod předchozím.
Buď stiskněte klávesu X napravo od jmen v okénku pro komentáře, nebo vyberte ikonu komentáře, aby se okno s komentářem opět zmizelo.
Vytvoření nového chatu Google Docs
Chcete-li vytvořit nový chat Google Docs, zvýrazněte libovolný text v dokumentu Google Docs. Když to uděláte, uvidíte vpravo vedle zvýrazněného textu malou ikonu komentáře.
Když umístíte kurzor myši na tuto ikonu, zobrazí se text „Přidat komentář“.
Když vyberete tuto ikonu, otevře se okénko komentáře, kde můžete sdílet své myšlenky na text v dokumentu, který jste zvýraznili.
Po dokončení psaní komentáře stačí kliknout na tlačítko Komentář a viz změna pole komentáře na trvalý komentář.
Existují některé možnosti, které spolu s komentáři následují.
Správa komentářů
Kdy vyberete tři tečky vpravo od komentáře, zobrazí se tři možnosti.
Odkazy na komentáře jsou velmi účinné, protože pomáhají lidem najít přesné komentář, zejména uvnitř dokumentů, které v něm obsahují velké množství komentářů.
Odkaz můžete vložit do chatu chatu, mobilní SMS nebo e-mailu.
Když příjemce vybere odkaz, přesune je přímo do dokumentu, do kterého byl komentář vložen. Mohou buď odpovědět na komentář, nebo vybrat Resolve
Vyřešení komentáře způsobí, že zmizí z vlákna komentáře. Vypadá to, že se komentář odstraní, ale ve skutečnosti je skrytý pouze na pravém okraji.
Pokud chcete vidět všechny komentáře, které byly zaúčtovány do dokumentu, stačí vybrat černou ikonu komentáře na v pravém horním rohu dokumentu.
Zobrazí se všechny komentáře, které byly zaúčtovány do dokumentu, a všechny následující informace o komentáři.
Výběrem možnosti Komentářpřidejte nové komentáře do vlákna komentářů. Chcete-li změnit nastavení e-mailu, vyberte možnost Oznámení, takže budete dostávat oznámení pouze v případě, že někdo na vaše komentáře odpoví nebo vůbec žádná oznámení.
Úpravy a řešení úprav
Chat Google Docs je zvláště užitečný při vytváření návrhů na úpravy dokumentu, aniž by je skutečně vytvářel.
Ve výchozím nastavení vám Dokumenty Google umožňují provádět úpravy dokumentu a úpravy se projeví okamžitě. Chcete-li přepnout režim úprav pouze na navrhované změny, vyberte rozevírací šipku vpravo od slova Úpravyv pravém horním rohu dokumentu.
Vyberte možnost Navrhováníz rozevíracího seznamu.
Při úpravách dokumentu se text v dokumentu přeškrtne a vedle něj se zobrazí náhradní text. Každá úprava otevře nový komentář vpravo s popisem provedené úpravy.
Účelem této funkce je, aby konečný editor nebo původní autor mohl procházet úpravami a přijměte změny jednotlivě zaškrtnutím zaškrtávacího políčka pro tento komentář k úpravám.
Pokud však nechcete řešit komentáře jednotlivě, je užitečný trik k jejich vyřešení najednou.
Chcete-li to provést, vyberte nabídku Nástrojea vyberte možnost Zkontrolovat navrhované úpravy.
Otevře se malé okno v horní části právo na dokument. Můžete si vybrat šipku nahoru nebo dolů a listovat mezi jednotlivými komentáři k úpravám v dokumentu. Můžete vybrat Přijmoutnebo Odmítnoutjednotlivé úpravy.
Pokud je chcete všechny pouze přijmout nebo odmítnout, vyberte rozbalovací šipku na pravé straně tlačítka Přijmout nebo Odmítnout.
Můžete vybrat Přijmout všea schválit všechny úpravy. Tím se aktualizuje celý dokument pomocí navrhovaných úprav a vyřeší se všechny přidružené komentáře.
Další informace o řešení komentářů v Dokumentech Google.
Komentování pomáhá při spolupráci
Používání textového procesoru založeného na cloudu, jako je Google Docs, činí spolupracovat na dokumentech velmi snadným.
Systém komentářů je nastaven tak, aby diskuse o změnách dokumentů mezi týmy byla pohodlná a snadná. Jakmile si každý zvykne, jak chatovací systém Dokumentů Google funguje, zjistíte, že je váš tým při práci na dokumentech mnohem efektivnější.