Jak hromadnou korespondenci z Excelu do Microsoft Wordu

Pokud chcete vytvořit hromadnou korespondenci z Excelu do Wordu, je toho zapotřebí více než pouhé připojení listu. Ať už nastavujete excelový list od začátku nebo importujete textový či CSV soubor, musíte se ujistit, že vaše data jsou správně strukturována.

Ukážeme vám, jak naformátovat seznam adresátů v dokumentu Microsoft Excel tak, aby po připojení k Word pro hromadnou korespondenci vše fungovalo správně.

Importovat soubor do Excelu

Pokud máte jako zdroj dat pro seznam adresátů textový soubor nebo soubor CSV, můžete jej importovat do souboru aplikace Excel. Odtud můžete data správně uspořádat a naformátovat, než je připojíte pomocí funkce hromadné korespondence nebo průvodce ve Wordu.

I když je postup podobný pro verze Excelu, pro Microsoft 365 se mírně liší od Excelu pro Mac nebo jiných verzí Excelu.

Import souboru pomocí Microsoftu 365

Pokud používáte Excel s Microsoft 365 v systému Windows, importujte datový soubor podle těchto kroků.

  1. Přejděte na kartu Dataa v části Získat a transformovat data na pásu vyberte Z textu/CSV.
    1. Vyhledejte a vyberte soubor. Poté zvolte Importovat.
      1. Ve vyskakovacím okně potvrďte nebo upravte tři rozbalovací nabídky v horní části pro původ souboru, oddělovač a zjišťování typu dat.
        1. Chcete-li formátovat pole při importu, vyberte možnost Transformovat data. Poznámka: Pokud je plánujete naformátovat později, vyberte možnost Načísta data importujte přímo.
          1. Pokud zvolíte Transformovat data, vyberte v zobrazeném okně Power Query první sloupec, který chcete formátovat.
          2. Poté přejděte na kartu Domovská stránkaa pomocí rozevíracího seznamu Typ datv části Transformace vyberte formát.
            1. Vyberte Nahradit aktuální.
              1. Pokračujte v tomto procesu pro každý sloupec ve vaší datové sadě.
              2. Po dokončení se zobrazí výsledky náhledu a na kartě Domovská stránkamůžete vybrat možnost Zavřít a načíst.

                3. Obdržíte importovaný soubor s počtem načtených řádků. Poté můžete podle potřeby provést další úpravy a soubor uložit..

                Import souboru pomocí jiných verzí aplikace Excel

                Pokud používáte Excel na Macu nebo jinou verzi, jako je Excel 2013, importujte textový soubor nebo soubor CSV podle těchto kroků.

                1. Přejděte na kartu Data, otevřete nabídku Získat dataa vyberte možnost Z textu.
                  1. Vyhledejte a vyberte soubor. Poté zvolte ImportovatneboZískat data.
                    1. V okně Průvodce importem textu vyberte možnost Oddělenýa volitelně nastavte možnost Spustit import na řádku, původu souboru a zda vaše data obsahují záhlaví sloupců. Vyberte Další.
                      1. Na další obrazovce zaškrtněte políčko u typu oddělovače, který používáte, jako je tabulátor, čárka nebo mezera, a vyberte Další.
                        1. Na poslední obrazovce máte možnost formátovat data. Chcete-li to provést, vyberte každý sloupec a v horní části vyberte jeho datový formát. Upozornění na data, můžete si vybrat strukturu; pro číselná data můžete vybrat Upřesnita vybrat oddělovače desetinných míst a tisíců. Vyberte Dokončit.
                          1. V dialogovém okně Import dat vyberte buňku pro Stávající listnebo pro data zvolte Nový list. Vyberte Importovat.

                            2. Potom budete mít svůj seznam příjemců importovaný a připravený ke kontrole, úpravám a uložení.

                            Nastavení rozesílání Seznam v Excel

                            Ať už importujete soubor, jak je popsáno výše, nebo vytvoříte seznam adresátů v Excelu úplně od začátku, je třeba mít na paměti několik věcí. Ty mohou vyžadovat úpravu dat aplikace Excel.

                            Ujistěte se, že:

                            • Data jsou správně naformátována pro text, procenta a čísla (popsáno níže)
                            • Názvy sloupců na listu odpovídají názvům polí, která plánujete použít ve Wordu
                            • Data jsou na prvním listu vašeho sešitu
                            • Sešit je uložen místně (ve vašem počítači)
                            • Úpravy nebo změny jsou dokončeny před připojením listu ve Wordu

                              • Formátování seznamu pošty Excel

                              Spolu se správou dat pro váš seznam adresátů v aplikaci Excel si musíte být jisti, že jsou správně naformátovány. To je nezbytné pro procenta a PSČ..

                              • Procenta: Ve výchozím nastavení se procenta násobí 100. Chcete-li se tomuto výpočtu vyhnout, naformátujte procenta jako text.
                              • Čísla: Formátujte čísla tak, aby odpovídala jejich kategoriím. Pro částky v dolarech použijte například Měnu.
                              • PSČ nebo PSČ: Formátujte PSČ jako text. Pokud je naformátujete jako čísla, ztratíte úvodní nuly u kódů, jako je 00321.

                                • Chcete-li naformátovat data, vyberte sloupec, přejděte na kartu Domovská stránkaa v rozevíracím seznamu Formát číslavyberte formát.

                                Mějte na paměti, že ačkoli formátujete data specifická pro příslušnou kategorii, nezobrazují se při jejich připojení k aplikaci Word odpovídající symboly. Když například mapujete procento, uvidíte pouze číselný displej, nikoli znak procenta. Měli byste přidat požadované symboly vedle mapovaných polí v dokumentu hromadné korespondence aplikace Word.

                                Připraveno ke sloučení

                                Jakmile budete mít seznam příjemců připravený k použití v Excelu, je čas dokončit proces pomocí funkce hromadné korespondence aplikace Word. Ať už jde o osobní dopisy nebo e-mailové zprávy, úplné podrobnosti naleznete v našem výukovém programu pro vytvoření hromadné korespondence v aplikaci Microsoft Word.

                                Navíc se můžete podívat, jak na vytvářet štítky v dokumentu aplikace Word z tabulky aplikace Excel.

                                .

                                Související příspěvky:

                                Jak najít externí odkazy v sešitech aplikace Microsoft Excel Jak tisknout dokumenty Microsoft Word černobíle Jak odebrat zápatí ze snímků aplikace PowerPoint Jak převést data na čísla v aplikaci Microsoft Excel Jak odebrat oblíbené složky v aplikaci Microsoft Outlook Jak odsadit buňky v aplikaci Microsoft Excel Jak zvětšit období v aplikaci Microsoft Word

                                6.12.2023