Jak používat hromadnou korespondenci ve Wordu k vytváření dopisů, štítků a obálek

Hromadná korespondence je funkce aplikace Microsoft Word, která vám pomůže zefektivnit vytváření personalizovaných dopisů, štítků, obálek, e-mailů a adresářů. Vzhledem k tomu, že hromadná korespondence nepatří mezi nejčastěji používané funkce aplikace MS Word, někteří uživatelé nemusí vědět, jak provést hromadnou korespondenci ve Wordu za účelem vytvoření dopisů, štítků a obálek.

Pokud se snažíte ušetřit čas strávený ručním přizpůsobením každého dopisu, štítku nebo jiných dokumentů, může se vám hodit hromadná korespondence. I když jste se nikdy nepokoušeli vytvořit dopis hromadné korespondence, proces je docela přímočarý a níže vás provedeme každým krokem.

Jak vytvořit dopisy hromadné korespondence

Microsoft Word má průvodce, který vás provede vytváření dopisů hromadné korespondence. Průvodce se zeptá na dopis, který chcete použít, a na příjemce dopisu, takže se ujistěte, že máte připravený seznam příjemců k vložení. Pokud tak neučiníte, nevadí, vždy můžete přidat seznam příjemců ručně.

Otevřete dokument aplikace Word a napište zprávu. Vynechejte personalizované prvky (například titul, jméno, město atd.). Prozatím můžete ponechat prázdné místo pro místo, kam chcete tyto prvky vložit, například takto:

Když vaše šablona je připravena, vyberte Mailings>Spustit hromadnou korespondenci>Podrobný průvodce hromadnou korespondencíz horního pásu karet.

Podél pravého okraje okna MS Word se objeví nový panel. Toto je průvodce, který vás provede celým procesem. Jako první krok budete muset vybrat typ dokumentu, na kterém pracujete. Vyberte Dopisya zvolte Další: Počáteční dokument.

V dalším budete muset vybrat dokument, který chcete použít pro hromadnou korespondenci.
Pokud jste již nějaký obsah dopisu zadali, vyberte možnost Použít aktuální dokument.
Pokud chcete použít šablonu připravenou k použití, vyberte Začít ze šablony.Když vyberete úvodní dokument, klikněte na Vybrat příjemce.

Dalším krokem je výběr příjemců. Za předpokladu, že máte list aplikace Excel vyplněný daty příjemce, můžete data importovat výběrem možnosti Použít existující soubora výběrem možnosti Procházetv následující části.

Pomocí průzkumníka přejděte na list obsahující seznam příjemců, vyberte list a vyberte Otevřít.

Když vyberete list, zobrazí se okno Vybrat tabulku. Vyberte příslušnou tabulku (tabulky). Nezapomeňte zaškrtnout políčko vedle textu První řádek dat obsahuje záhlaví sloupců, pokud to pro vaše data platí, a vyberte OK.

Dále uvidíte seznam příjemců, které Word použije při sloučení. Pokud vše vypadá dobře, vyberte OK.

Po přidání listu aplikace Excel vyberte možnost Další: Napište svůj dopis.

Nyní jste připraveni přidat do dopisu zástupné symboly. Přesuňte kurzor na místo, kam chcete přidat zástupný symbol, a v podokně hromadné korespondence vyberte Další položky.

Položka Vložit slučovací pole, ve kterém můžete vybrat příslušný zástupný symbol a výběrem možnosti Vložitjej přidat do dopisu.

Když vložíte všechna slučovací pole, vyberte Další: Náhled vašich písmen.

To vám ukáže náhled všech dopisů vygenerovaných hromadnou korespondencí. Pomocí tlačítek se šipkami v podokně hromadné korespondence můžete přepnout náhled písmen.

Vyberte Další: Dokončete sloučení. V následujícím kroku vyberte buď Tisk(chcete-li vytisknout všechna písmena), nebo Upravit jednotlivá písmena>Vše(pokud se chystáte sloučit písmena do jednoho dokumentu).

Jak vytvořit štítky hromadné korespondence

Vždy je dobré sestavit si mailing list přehledně v excelovém listu, takže se vám netočí hlava, když potřebujete něčí e-mailové údaje. Pokud však chcete štítky vytisknout, kompilace listu aplikace Excel to neořízne. Místo toho budete muset vytvářet štítky hromadné korespondence v MS Word.

Pokud již máte tabulku Excel s podrobnostmi o e-mailech, můžete přeskočit k dalšímu kroku. Pokud ne, uspořádejte svůj seznam adresátů na list aplikace Excel. Přidejte nějaká záhlaví (Jméno, Příjmení, Adresa atd.) a seřaďte svůj seznam.

Přepněte na MS Word. Pro vytváření štítků použijte průvodce. Otevřete prázdný dokument a vyberte Mailings>Select Hromadná korespondence>Podrobný průvodce hromadnou korespondencí.

Vyberte Štítkya poté Další: Počáteční dokument.

Na další obrazovce vyberte možnost Změnit rozvržení dokumentu. Dále vyberte Možnosti štítkua nastavte číslo produktu a značku štítku.

Jakmile zvolíte OK, uvidíte popisky naznačené na vašem dokumentu. Pokud ne, přejděte na Design tabulky>Ohraničenía vyberte možnost Zobrazit mřížku.

Vraťte se na kartu Poštyv MS Word a vyberte Vybrat příjemce>Použít existující seznam.

Přejděte do souboru aplikace Excel obsahující seznam pošty. Vyberte soubor a vyberte Otevřít.

Uvidíte Vybrat tabulkuokno. Pokud máte v sešitu více listů, uvidíte zde více než jednu položku. Vyberte ten, který obsahuje váš seznam adresátů. Zaškrtněte políčko vedle textu První řádek dat obsahuje záhlaví sloupcůa vyberte OK.

MS Word importuje seznam adresátů. Vyberte Blokování adresy. Podívejte se na náhled vpravo.

Pokud to nevypadá tak, jak byste si přáli, vyberte Shodovat se s poli.Ujistěte se, že všechny podrobnosti odpovídají příslušnému záhlaví z listu, a vyberte OK.

Podívejte se znovu na náhled. Pokud to vypadá dobře, vyberte OK.

Nyní uvidíte na štítku <>. Přejděte na Pošty>Aktualizovat štítkya přidejte <>ke všem štítkům.

Štítky jsou nyní připraveny ke sloučení. Přejděte na Pošty>Dokončit a sloučit>Upravit jednotlivé dokumenty.

Uvidíte malé vyskakovací okno. Vyberte Všea poté OK.

Nyní uvidíte všechny vaše štítky sloučené.

Jak vytvářet obálky hromadné korespondence

Vytváření obálek hromadné korespondence je většinou stejné jako u štítků, ale s několika úpravami.

Znovu klikněte na Mailings>Spustit hromadnou korespondenci>Krok za krokem průvodce hromadnou korespondencí, ale tentokrát , vyberte Obálkya poté vyberte Další: Počáteční dokumentzespodu.

Budete požádáni o výběr počátečního dokumentu. Vyberte Možnosti obálkya vyberte velikost obálky a polohu doručovací/zpáteční adresy (viz další krok) a vyberte Další: Vybrat příjemce.

Když vyberete Možnosti obálky, zobrazí se malé vyskakovací okno. Vyberte preferovanou velikost obálky a vyberte písmo a umístění pro doručení a zpáteční adresu.

Další krok v průvodce je vybrat příjemce. Vyberte možnost Použít existující seznam(za předpokladu, že již máte list aplikace Excel obsahující data příjemce) a výběrem možnosti Procházetvyhledejte soubor.Vyberte příslušný soubor a klikněte na Další: Uspořádat obálku.

Na další obrazovce vyberte Blok adresya zkontrolujte náhled vypadá, že to chcete, a vyberte OK.

Nyní uvidíte <>se objeví na obálce.

Vyberte Další: Náhled obálek. Uvidíte stejný náhled, jaký jste viděli v předchozím kroku, ale v dokumentu. Mezi obálkami můžete přepínat pomocí tlačítek se šipkami v podokně průvodce.

Vaše obálky jsou nyní připraveny ke sloučení. Vyberte Další: Dokončete sloučení.

Na následující obrazovce uvidíte možnost Upravit jednotlivé obálky. Vyberte jej, vyberte Všepro sloučení všech záznamů a vyberte OK.

Nyní uvidíte všechny obálky sloučené do jednoho dokumentu.

Snadný hromadný tisk a e-maily

Použití hromadné korespondence vám může ušetřit spoustu času, který byste jinak strávili přizpůsobováním dopisů, štítků nebo obálek. To však není vše, co můžete s MS Word dělat. Můžete také vytvořit pohlednice, brožury a kartičky.

Poštovní korespondence existuje již nějakou dobu, ale pokud chcete, aby byly vaše procesy efektivní, Microsoft Office 2019 představil několik elegantních funkcí možná se budete chtít podívat.

Související příspěvky: