Je to strašná tragédie, když někdo ztratí něco důležitého, na kterém pracují, protože svůj dokument nezachránili správně. To se děje častěji, než byste mysleli na uživatele aplikace Excel a Word!
Naštěstí má společnost Microsoft v posledních několika verzích přidáno mnoho funkcí, které pomáhají snížit pravděpodobnost ztráty dat v důsledku havárií, výpadků napájení , neúmyslné smazání atd. Jedna funkce se nazývá AutoRecover a druhá, méně známá vlastnost se nazývá AutoBackup.
V tomto článku budeme hovořit o tom, jak nakonfigurovat obě možnosti tak, aby vaše data je co nejbezpečnější. Také bych chtěl zmínit, že nejnovější verze Office vám umožňují ukládat dokumenty přímo do aplikace OneDrive, což je dobrá volba, protože budete mít stále přístup k vaší práci, i když selže váš pevný disk.
Excel AutoRecover
Funkce Auto Recover je ve výchozím nastavení zapnuta a v podstatě automaticky uloží dokument do dočasného umístění po nastaveném časovém intervalu. Chcete-li zobrazit nastavení automatického obnovení, klikněte na Soubora potom na Možnosti.
na stránce Uložitv levém menu a uvidíte možnost Automatické obnovení v části Uložit sešity.
/ p>
Ve výchozím nastavení jsou informace o automatické obnově uloženy každých 10 minut. Kromě intervalu musí být aplikace Excel nečinná po dobu 30 sekund předtím, než budou data uložena. Automatické ukládání se také ukládá do adresáře Umístění souboru automatického obnovení. Tak jak to funguje? V podstatě řekněme, že máte list jako ten níže a máte ji uložen.
Nyní řekněme, Excel a počkejte asi 10 minut bez uložení dokumentu. Vzhledem k tomu, že interval automatického obnovení je nastaven na 10 minut, musíte počkat alespoň tak dlouho, než budou data uložena.
, Jsem simuloval chybu aplikace Excel otevřením správce úloh a zabíjením procesu aplikace Excel. Poté jsem znovu otevřel program Excel a okamžitě jsem viděl možnost Zobrazit obnovené soubory.
, zobrazí seznam souborů aplikace Excel, které lze obnovit. V mém případě měl původní soubor, který měl data pouze v A1 a A2, a měl také soubor AutoRecovered, který obsahoval data, která jsem neuložil na disk.
Klepnutím na některý z položek v seznamu otevřete další instanci aplikace Excel, která zobrazuje data v daném souboru. Celkově je to opravdu užitečná funkce pro ty časy, kdy jste neušetřili celou svou práci, ale aplikace Excel končí neočekávaně.
Hlavní nevýhodou této funkce je to, že data AutoRecover jsou uložena na stejném hardwaru disk jako soubor, takže pokud se něco stane s vaším pevným diskem, všechno bude pryč. Umístění v výše uvedených nastavení můžete změnit na samostatný pevný disk nebo dokonce na síťové umístění, které velmi doporučuji.
Upozorňujeme, že informace o automatickém obnovení jsou také automaticky odstraněny aplikací Excel za následujících okolností:
Takže v podstatě při každém uložení souboru se zbaví dat automatického obnovení. Kromě toho, pokud ručně ukončíte aplikaci Excel a nebudete ukládat data, odstraní data automatického obnovení. Použijte tuto funkci na paměti. Pokud jste těžký uživatel aplikace Excel, doporučil bych nastavit interval automatického obnovení na něco jako 2 nebo 3 minuty namísto 10.
AutoBackup
Další funkce, o které mnoho lidí opravdu neví to je AutoBackup. Chcete-li ji použít, musíte nejdříve jít a uložit soubor a dostat se do dialogového okna Uložit. Pokud již máte uložený dokument aplikace Excel, přejděte na Soubora poté na možnost Uložit jakoa vyberte místo. Když to provedete, vyvolá dialog Uložit jako.
tlačítko Nástroje, které je nalevo od tlačítka Uložit. Zobrazí se vám několik možností, z nichž jedna je Obecné možnosti. Po kliknutí na něj se objeví malé okno s několika dalšími možnostmi.
Pokračujte a zkontrolujte / strong>. Klepněte na tlačítko OK a nyní při uložení souboru bude vytvořen záložní soubor aplikace Excel s příponou .XLK. Všimněte si, že poprvé to provedete, budou soubory přesně stejné. Pokud provedete úpravy původního souboru a poté jej znovu uložíte, záložní soubor zůstane stejný (původní data). Třetí uložení bude záložní soubor aktualizován s informacemi až do druhého uložení.
V zásadě je záložní soubor vždy za touto verzí vždy jedna verze. Takže pokud jste provedli spoustu změn, uložili jste soubor a pak jste se chtěli vrátit k verzi, která tyto změny neměla, můžete otevřít záložní soubor.
Soubor je uložen v souboru stejné místo jako původní soubor a zdá se, že neexistuje způsob, jak to změnit. Tato funkce nepřipouští do vašeho dokumentu hodně bezpečnosti, ale za určitých okolností je to dobré.
Pokud si zapnete tyto funkce zálohování a obnovy v aplikaci Excel, pravděpodobně vám ušetří ztrátu důležitých dat. Vždy je dobrá volba použít cloud storage (jako OneDrive) jako extra bezpečnostní síť v případě, že počítač katastrofálně selže. Máte-li jakékoli dotazy, neváhejte se k tomu vyjádřit. Užijte si!