Dropbox nemusí mít třpytky sady Microsoft Office nebo Disk Google. Ale můžete to proměnit v hbité pracoviště v oblacích. Terabajty úložiště udržují vaše soubory v bezpečí, ale co když potřebujete dokument, který vše spojí dohromady?
Dropbox Paper je nástroj pro spolupráci v oblasti dokumentů, který vám může pomoci vybudovat kompletní databázi znalostí. Šablony jsou další pomůckou, která vám pomůže nastartovat vaši práci. s>10
Dropbox Papírové šablony, stejně jako všechny šablony, jsou předdefinované stavební bloky, které šetří čas. Jediným kliknutím můžete také libovolný dokument proměnit v šablonu. Pojďme tedy prozkoumat oba procesy a ocenit, jak snadné to Dropbox dosáhlo.
Jak vybrat předem navržené papírové šablony v Dropboxu
Dropbox má dobrý výběr předem navržených šablon. Tyto šablony jsou vhodné pro průmyslová odvětví a jejich každodenní požadavky. Některé šablony, jako jsou šablony poznámek ke schůzkám, jsou univerzální a standardní tarify v jakékoli kolekci šablon. Můžete si vybrat šablonu a přidat svůj vlastní obsah nebo dokonce vylepšit design tak, aby vyhovoval vašim potřebám.
Zde je návod, jak zahájit dokument pomocí šablony.
1. Otevřete Dropbox Paper.
2. Na domovské obrazovce přejděte doprava a místo klepnutí na Vytvořit nový dokumentvyberte Vytvořit pomocí šablon.
3. Otevře se rozevírací okno a zobrazí se výběr ze tří výchozích šablon (Brainstorm, Poznámka k schůzce, Plán projektu). Můžete se rozhodnout použít kteroukoli ze šablon jediným kliknutím na miniatury a spustit dokument.
4. Okno šablony zobrazí všechny šablony. Klikněte na šipku rozbalovací nabídky vedle položky Všea můžete filtrovat šablony, které vlastníte, nebo šablony, které s vámi spolupracovníci sdílejí. Zde se také zobrazí všechny šablony, které vytvoříte.
5. Stejně jako všechny šablony je i tento dokument pouze plánem. Můžete jej přizpůsobit vašim potřebám změnou jakýchkoli polí, záhlaví nebo zástupných textů. Po dokončení dokumentu jej přesuňte do určené složky.
Dropbox má také Knihovna šablon s dobře kategorizovaným výběrem dalších šablon. Projděte si kategorie, které chcete procházet kategoriemi. Klikněte na miniaturu šablony, kterou chcete, a vyberte Použít šablonupro spuštění dokumentu.
Jak vytvořit vlastní šablonu z prázdného dokumentu
Libovolný prázdný dokument můžete proměnit v šablonu. Rozložte dokument a naformátujte jej pomocí nástrojů, které vám Dropbox poskytne.
Formátování šablony Dropbox Paper je stejné jako formátování dokumentu. Do své šablony můžete přidat tabulky, časové osy, média, bloky kódu atd. Můžete dokonce přidat zástupný text, který může fungovat jako štítky a popsat, co může do polí nebo mezer vyplnit někdo jiný. Pamatujte, že Dropbox automaticky uloží všechny změny.
Poté otevřete nabídku Více(tři vodorovné tečky) v pravém horním rohu a klikněte na Templatizefrom from rozbalovací nabídka.
Je vytvořena šablona a v horní části stránky se objeví záhlaví Upravit šablonu. Jakmile šablonu provedete, žádné změny, které v ní provedete, neovlivní váš původní dokument.
Můžete dokonce přidat zástupný textvýběrem textu klepnutím na ikonu textu v nabídce formátování.
Tip: Můžete také zvážit dokument Úkoly a proměnit jej v šablonu. Úkoly jsou skryty, dokud nekliknete na tlačítko Zobrazit úkolvpravo nahoře. Jakmile si jej vezmete na vědomí, můžete na něm pracovat jako běžný dokument a dokonce jej učinit součástí jiného dokumentu. Aby však byl užitečnější, proveďte v něm jakékoli změny a proměňte jej v šablonu.
Můžete jej například změnit v kontrolní seznam, pomocí kterého můžete zkontrolovat dokument nebo projekt. Samozřejmě máte v knihovně také možnost použít Kontrolní seznam týmu šablonu.
Úpravy šablon papírů Dropbox
může upravovat pouze šablony, které jste vytvořili. Pokud chcete upravit sdílenou šablonu vytvořenou někým jiným, vytvořte dokument ze šablony. Dále jej Templatizujtea vytvořte si vlastní kopii.
Ale co teď, když žádná z vestavěných šablon nevyhovuje vašim potřebám? Dropbox Paper usnadňuje vytváření šablon pomocí několika kliknutí.
Sdílení šablony Dropbox Paper
Sdílení šablony pomáhá každému členovi týmu začít ze stejné základny. Umístěte ukazatel myši na šablonu, kterou chcete použít, a klikněte na ikonu úprav (vypadá to jako tužka). Klikněte na možnost Sdílet.
Můžete také vyzvat spolupracovníky, aby s vámi pracovali na nové šabloně. Pracovní postup je stejný jako u jakéhokoli sdíleného dokumentu před jeho templatizací.
Vytvoření šablon papíru Dropbox z mobilní aplikace
Nemusíte být vázán na plochu. Pomocí speciální mobilní aplikace Dropbox Paper můžete vytvářet a spravovat své dokumenty na cestách. Proces je stejný.
1. Otevřete Dropbox Paper na iOS nebo Android.
2. Na obrazovce Procházetklikněte v horní části na znaménko plus a ze seznamu, který se objeví na obrazovce, vyberte šablonu.
V mobilní aplikaci stále existuje několik omezení. K knihovně šablon zatím nemáte přístup. Chybí také metoda „templatizace“ dokumentu. Doufejme, že Dropbox jej zahrne do dalších iterací aplikace.
Dropbox je více než cloudové úložiště
Dropbox je oblíbeným cílem v oblacích. Ušetřete čas a úsilí pomocí těchto tipy, jak efektivněji používat Dropbox. Jemná elegance Dropbox Paper dokazuje, že se vyvíjí v kompletní sadu produktivity. Psaní dokumentů nebo spolupráce na vašich souborech je jen jedním ze způsobů, jak využít místo, které máte.