Jak napsat profesionální e-maily za méně než 5 minut

Ve vašem profesním životě je e-mail pravděpodobně jedním z nejdůležitějších komunikačních prostředků. Děláte to každý den a pokud jste něco jako já, topíte se v tom.

Jistě, můžete věnovat určitou hodinu nebo dvě denně správě e-mailu. Pokud však na každou odpověď utratíte 10 minut nebo déle, e-mail bude brzy trvat celý váš den - a vypnutí oznámení Gmailu vás nezachrání.

Proto se naučíte psát profesionální e-maily, které dostávají odpovědi A netrvá déle než několik minut, než psaní je zásadní. Naštěstí dnes nemusíte být skvělým spisovatelem ani guru produktivity, abyste toho dosáhli. Je to všechno o nalezení správné strategie a sady nástrojů, které s ní půjdou.

Nastavení e-mailových šablon (předpřipravené odpovědi)

Vytváření e-mailových šablon je skvělý způsob, jak ušetřit čas těm, kteří často dostávají stejné otázky nebo komentáře prostřednictvím e-mailem. Udělejte si den na nastavení konzervovaných odpovědí a nebudete již muset psát stejné odpovědi desetkrát denně. Gmail i Outlook mají tuto funkci, která vám pomůže ušetřit čas a automatizovat váš e-mail zdarma.

Takto nastavíte profesionální e-mailové šablony v Gmailu několika kliknutími:

Po přihlášení k účtu klikněte na ikonu ozubeného kola a vyberte možnost Nastavení.

Poté přejděte na Upřesnita klikněte na Povolitvedle možnosti Šablony. Chcete-li uložit změny, přejděte dolů na konec stránky.

Nyní můžete začít pracovat na svých vlastních e-mailových šablonách. Zadejte text, který chcete uložit, do nového e-mailu. Poté klikněte na tři svislé tečky vpravo dole a zvolte Šablony, abyste koncept uložili jako šablonu.

Vy může vytvářet šablony pro odpovědi, které obsahují dlouhé odstavce a rychlé 2-3 větné odpovědi. Budete překvapeni, kolik času ti v budoucnu zachrání.

<<<>><

V případě, že váš problém nevyužívá šablony e-mailů, ale vytváří je, udělejte šanci Networking Emails. Je to webový nástroj s desítkami e-mailových šablon, které vám mohou pomoci rozšířit vaši profesionální síť.

Vytvořeno programem Resume Worded, Networking Emails je skvělý zdroj pro optimalizaci vaší komunikace. Některé příklady šablon, které nabízejí, zahrnují úvody za studena / v teple, navazující na neodpovídající a dokonce i psaní poděkování.

Každá šablona obsahuje také užitečné tipy a návrhy, které mohou dále zlepšit vaši komunikaci s příjemcem.

Můžete použít tlačítko pro vyhledávání nebo procházet seznamem a najít ten správný e-mail. Poté zbývá jen zkopírovat do pole zprávy a změnit několik podrobností.

<<Počítadlo slov plus

Pokud jste někdo, kdo píše více než 10 e-mailů denně, je nezbytné některé z nich udržovat krátké a sladké. Pokud tedy často skončíte s příliš dlouhými e-maily, možná byste měli zvážit použití nástroje pro počítání slov, abyste se zastavili. Tuto práci vám může pomoci rozšíření Word Counter Plus pro Chrome.

Zvýrazněte text v e-mailu a získejte počet slov a znaků, které jste použili jedním kliknutím. Poté můžete pokračovat v psaní e-mailu nebo jej zabalit dříve, než se stane dvouparametrem.

<<<>>2

Najdete zde mnoho skvělých nástrojů, které vám pomohou psát lépe, a zkrátit tak čas strávený kontrolou a přepisováním e-mailů. DraftMap je jedním z nich. Mysli Grammarly nebo Hemingway a navíc kontroluje zbytečné opakování slov a pomáhá vám držet se jednoho stylu psaní.

Toto rozšíření pro Chrome vám poskytuje návrhy v reálném čase na psaní, které jsou barevně označeny. Pomůže vám vyhnout se používání pasivního hlasu, překlepů, klišé a rady ohledně čitelnosti e-mailu. Všechny návrhy jsou založeny na pravidlech psaní Ernesta Hemingwaye. DraftMap je obzvláště užitečný, protože všechny procesy probíhají přímo v poli s kompozicí e-mailu.

Nemějte obavy, pokud po dokončení úpravy e-mailu stále máte zvýrazněná slova. Příjemce neuvidí barvy, návrhy jsou viditelné pouze pro vás.

<<<>><

Váš e-mail by mohl být lepší, je online nástroj navržený tak, aby zkrátil čas, který strávíte správou e-mailů, tím, že vzdělává všechny o nejlepších e-mailových postupech.

Při psaní profesionálního e-mailu dodržujete určitá pravidla. Stejně jako ujistěte se, že vaše zpráva obsahuje jasný předmět nebo vynecháte zbytečné přílohy. Budete překvapeni, jak často lidé porušují tato pravidla, což nakonec vede k tomu, že obě strany tráví více času a úsilí.

Váš e-mail by mohl být lepší, obsahuje seznam 10 běžných chyb. Každý z bodů přichází s vysvětlením a příklady, jak vylepšit svůj e-mail. To se může hodit v případě, že byste chtěli svým kolegům o těchto pravidlech sdělit, ale nevíte, jak na to. Můžete použít vlastní slova nebo jim poslat odkaz na svůj e-mail, který by mohl být pro ilustraci vašeho názoru lepší.

Všichni si přejeme, aby náš e-mail byl zcela automatizovaný a nevyžadoval vůbec žádnou pozornost. I když to není dnes možné, každá malá pomoc. Ať už píšete, zkrátí vaši e-mailovou délku nebo se načasuje, jakmile stanovíte některá pravidla, všimnete si prvních vylepšení.

Pokud prostě nemůžete přestat psát dlouho časově náročné e-maily, možná je čas úplně se vzdát e-mailu. Zkuste použít Customer Relationship Manager (CRM) nebo Místo toho si můžete vyměňovat zprávy se svými spolupracovníky. Pokud nic jiného, ​​pomůže vám to strávit méně času e-mailem.

#8 ▬ Kvalitní a efektivní komunikace z vás udělá profesionála. Nejen v e-mailu.

Související příspěvky: