Hledání prostřednictvím e-mailu v aplikaci Outlook může být těžké úkol, pokud jste někým jako já s více soubory PST a desítkami tisíc e-mailů po celé desetiletí. Většina firemních prostředí používá aplikaci Outlook pro e-mail a mnoho lidí skončí, když v aplikaci Outlook budou uloženy obchodní a osobní e-maily.
Ve starších verzích aplikace Outlook potřebujete doplňky třetích stran, jako je Xobni, Naštěstí od roku 2010 společnost Microsoft vytvořila použitelnou funkci vyhledávání, která skutečně funguje, a umožňuje rychle najít e-maily pomocí široké škály filtrů. Můžete vyhledávat text, adresy, přílohy, odesílatele atd. A můžete filtrovat podle data, velikosti, předmětu, významu a dalších.
V tomto článku vám ukážeme, jak se ujistit všechny vaše e-maily jsou indexovány systémem Windows a potom jak provádět různé typy vyhledávání v závislosti na tom, co hledáte.
V tomto článku se předpokládá, že pracujete na Office 2010, 2013 nebo 2016, protože tyto verze jsou
Zapnout indexování
Než budete moci v aplikaci Outlook provádět bleskově rychlé vyhledávání, musíte se ujistit, že všechny e-maily byly indexovány. Chcete-li toto zkontrolovat, pokračujte a klikněte na vyhledávací pole, které se nachází v horní části poštovní schránky.
vyhledávací pole se na karetce zobrazí karta Vyhledávací nástroje. Vpravo klikněte na Vyhledávací nástrojea klikněte na Možnosti hledání.
p>Pod Zdrojeklikněte na tlačítko Možnosti indexování.
přejdete na obrazovku Možnosti indexovánív systému Windows, kde můžete vybrat a vybrat různá místa, která chcete indexovat. Pokud se v seznamu nezobrazuje Microsoft Outlook, musíte kliknout na tlačítko Upravit.
Pokračujte v kontrole Microsoft Outlooka klepněte na tlačítko OK.
okamžitě indexujte e-maily a můžete zkontrolovat, jakmile je provedeno kliknutím na Stav indexuve vyhledávacích nástrojích, jak je uvedeno výše.
Zobrazí se zpráva o tom, kolik položek zbývá indexovat a jakmile je dokončeno, říká, že aplikace Outlook dokončila indexování všech vašich položek. Nyní se naučíme, jak hledat v aplikaci Outlook.
Provádění vyhledávání v aplikaci Outlook
Chcete-li začít hledat v aplikaci Outlook, klikněte na Doručená pošta. Pokud kliknete na Doručenou poštu, zjistíte, že v poli bude zobrazena Vyhledat aktuální schránku. Klepnutím na malý rozbalovací plán napravo můžete zvolit další možnosti, jako jsou například Aktuální složka, Podsložkya Všechny položky aplikace Outlook. >
Po klepnutí na Doručenou poštu se automaticky vybere Aktuální schránka. Toto vyhledá veškerou poštu v celé poštovní schránce, včetně všeho pod položkou Doručená pošta, Odeslaná pošta, Odstraněná pošta, Pošta k odeslání atd. Pokud kliknete na konkrétní složku, vyhledávací pole bude výchozí Aktuální složka. vyhledejte pouze e-mail v dané složce bez podsložek.
Pokud máte složku, která má podsložky, z rozbalovací nabídky vyberte Podsložkya vyhledejte pouze podsložky.
Nyní, když rozumíme že se dozvíme, jak provádět různé typy vyhledávání v aplikaci Outlook. Existují dva způsoby, jak to udělat: pomocí vyhledávací pásku nebo pomocí syntaxe vyhledávacího dotazu. Jak jste si mohli být vědomi, druhá možnost je techničtější, ale umožňuje vytvořit některé složité vyhledávání.
Použití vyhledávacích nástrojů v aplikaci Outlook
Začneme s jednodušší metodou to bude pro většinu lidí v pořádku. Po výběru složky Doručená pošta nebo složky klikněte na vyhledávací pole a pak klikněte na kazetu Vyhledávací nástroje. Podívejme se na všechny možnosti.
Vlevo vlevo je Rozsah, což je stejně jako rozbalovací pole, které jsem zmínil výše. Další je Výsledky, které nebudou aktivní, dokud neprovedete vyhledávání. Ve výchozím nastavení aplikace Outlook zobrazí pouze ty nejnovější položky, které odpovídají vyhledávání a nemusí zobrazovat všechny výsledky. Klepnutím na tlačítko Zahrnout starší výsledkymůžete zobrazit všechny výsledky nebo posunout dolů na konec výsledků vyhledávání a zvolit možnost Zobrazit další.
Upřesnitje místo, kde můžeme opravdu rozvinout a najít přesně to, co hledáme. Za prvé, jak můžeme hledat přesný text v aplikaci Outlook? Řekněme, že chcete najít všechny e-maily se svým SSN nebo konkrétním slovem. V těchto případech použijete pouze dvojité uvozovky.
Nyní jsem vyhledal slovo sherlockto je uvnitř dvojitých uvozovek. Pokud je slovo v řádku předmětu, bude zvýrazněno žlutě. Když kliknete na některý z e-mailů, uvidíte také slovo, které je pro vás zdůrazněno.
Jedná se o jeden z nejběžnějších typů vyhledávání. Další běžné vyhledávání je podle odesílatele. To je opravdu snadné udělat v aplikaci Outlook. Jednoduše klikněte na tlačítko Odv karet a začněte psát jméno osoby nebo e-mailovou adresu.
p>Chcete-li přidat další vyhledávací kritéria, jako například pouze e-maily od konkrétního odesílatele s přílohami, jednoduše klikněte na tlačítko Má přílohy.
Chcete-li snížit sadu výsledků e-mailů, můžete přidávat další filtry. Většina ostatních možností je zcela nevysvětlitelná jako Neptané, Označené, Důležité atd. Pokud chcete vyhledat podle data, můžete kliknout na Tento týden a získáte několik možností, jako je tento týden, tento měsíc, toto Rok, atd., Ale to je o tom.
Chcete-li hledat podle data nebo něco jako najít nejstarší e-maily v aplikaci Outlook, musíte použít volbu Rozšířené hledání nebo syntaxi dotazu. Začněme pomocí funkce Pokročilé hledání. Chcete-li se k tomu dostat, musíte znovu kliknout na vyhledávací nástroje a vybrat možnost Pokročilé vyhledávání.
vyhledá pouze aktuální složku, kterou jste ve výchozím nastavení vybrali. Chcete-li vyhledat vše, musíte kliknout na tlačítko Procházetvpravo nahoře.
Pokud chcete vše vyhledat, vyberte položku Doručené a v dolní části zaškrtněte políčko Podsložky hledání.
Nyní na hlavním vyhledávacím okně uvidíte nahoře Čas, rozbalovacího pásu v pásu. Chcete-li provést pokročilejší vyhledávání, musíte kliknout na kartu Upřesnit.
vlastníte kritéria vyhledávání. Klikněte na polea přejděte na pole Datum a časa vyberte možnost Přijaté. Nyní klikněte na Podmínkaa přejděte dolů, dokud se nezobrazí další možnosti, jako je v nebo po, v nebo předa
Pokud zvolíte mezi, můžete zadat data jako 01 / 01/2005 a 12/31/2005a potom klikněte na tlačítko Přidat do seznamu. Zde je moje vyhledávání.
Pamatujte si, že můžete přidat další kritéria do seznamu, abyste zúžili výsledky. Ve svém příkladu výše dostanu všechny e-maily v tomto časovém rozsahu, což bude pravděpodobně příliš mnoho.
Chcete-li najít nejstarší e-mail v aplikaci Outlook, zvolte na nebo předa pak zadejte pouze datum, které podle vás je poměrně staré.
e-maily, které dostanete. Mělo by být poměrně snadné najít toto nejstarší e-mail v celém souboru aplikace Outlook.
Dalším oblíbeným vyhledáváním je hledat největší e-mail ve vašem souboru PST. Chcete-li to provést, klikněte na kartu Další možnostiv Pokročilé nálezi a v dolní části se zobrazí volba velikosti. Zvolte větší neža zadejte hodnotu v kilobajtech. Chcete-li najít e-maily větší než 5 MB, například zadejte 5000.
jsou jen některé z vyhledávání, které můžete provést pomocí funkce Pokročilé vyhledávání. Kromě toho můžete do vyhledávacího pole zadat vše pomocí vyhledávací syntaxe a získat stejné výsledky. Například můžu jednoduše napsat messageize: & gt; 5MBa získat stejné výsledky.
Neprocházíte všechny možnosti vyhledávání v tomto příspěvku, protože společnost Microsoft má stránku, která uvádí všechny možnosti vyhledávání syntaxe. Doufejte, že pomocí výše uvedených nástrojů budete moci najít e-mail, který jste hledali. Užijte si!