Jak používat hromadnou korespondenci v Gmailu

Pokud chcete poslat stejný e-mail svým zákazníkům, klientům, zaměstnancům, členům klubu nebo podobné skupině, můžete napsat e-mail jednou a poslat zprávu všem pomocí nástroje hromadné korespondence v Gmailu.

Po označení funkce „multi-send“ vám hromadná korespondence v Gmailu umožňuje vložit Kontakty Google nebo seznam adresátů z Tabulek Google. Poté přizpůsobte svou e-mailovou zprávu pomocí slučovacích značek, zahrňte jedinečné odkazy pro odhlášení z odběru a užijte si jednoduchý proces hromadného e-mailu pomocí své oblíbené e-mailové aplikace.

O hromadné korespondenci v Gmailu

Pojďme se podívat na požadavky účtu Google, limity odesílání a další podrobnosti týkající se hromadné korespondence v Gmailu.

  • Hromadná korespondence je k dispozici předplatitelům Google Workspace, včetně Workspace Individual, Business Standard a Plus, Enterprise Starter, Standard a Plus a Education Standard and Plus.
  • Podporované účty Google Workspace mají denní limit 2 000 odchozích e-mailů. Díky hromadné korespondenci můžete odeslat e-mail až 1 500 příjemcům, což vám zbude 500 na další e-maily.
  • Do Pole CC nebo BCC můžete přidat pouze jednoho příjemce pomocí hromadné korespondence. Jen mějte na paměti, že to odešle e-mail na adresu pro každého příjemce v poli Komu. Pokud například odešlete hromadnou korespondenci 100 příjemcům, adresa v poli Kopie obdrží 100 kopií tohoto e-mailu.
  • Můžete zahrnout přílohy pomocí hromadné korespondence; to se však započítává do vašeho úložného prostoru. Pokud například odešlete přílohu o velikosti 1 MB 100 příjemcům, spotřebujete 100 MB prostoru.
  • Každá zpráva obsahuje ve spodní části jedinečný automaticky generovaný odkaz pro zrušení odběru pro případ, že konkrétní příjemce již nechce dostávat vaše e-maily.
  • Pokud se příjemce dříve odhlásil z odběru vašich zpráv a vy jej zahrnete do hromadné korespondence, zobrazí se po odeslání e-mailu oznámení s počtem příjemců, kteří zprávu neobdrží.
  • Hromadnou korespondenci nelze použít pro odpovědi nebo přeposílání nebo když naplánovat e-maily nebo použijete důvěrný režim.

    • Jak přidat příjemce do hromadné korespondence v Gmailu

    I když po napsání zprávy můžete vyberte příjemce svého e-mailu, při použití hromadné korespondence je nejlepší je vybrat předem. To vás poté vyzve pomocí dostupných slučovacích značek k přizpůsobení zprávy.

    Přidat příjemce z Kontaktů Google.

    Chcete-li začít používat své Kontakty Google jako příjemce, postupujte takto.

    1. Vyberte Napsatvlevo nahoře a vytvořte nový e-mail. Pokud nevidíte možnost Napsat, použijte ikonu Zobrazit hlavní nabídku(tři řádky).
      1. V okně Napsat zprávu vyberte ikonu Použít hromadnou korespondenci(symbol kontaktu) zcela vpravo od pole Komua zaškrtněte políčko Hromadná korespondence.
        1. Potom můžete začít psát jména svých příjemců a vybrat je z návrhů nebo vybrat odkaz Komua vybrat příjemce z okna Vybrat kontakty.

          2. Přidat příjemce z Tabulek Google

          Chcete-li vložit příjemce z Tabulek Google, začněte tím, že se ujistěte, že je list správně nastaven.

          • Všechny informace o příjemcích musí být na první kartě tabulky.
          • Každý příjemce a jeho podrobnosti musí být na samostatném řádku.
          • K označení slučovacích značek použijte pouze textová záhlaví sloupců. Pokud záhlaví obsahuje speciální znak, je značka sloučení identifikována písmenem sloupce místo toho, například @A pro sloupec A.

            • Pokud je váš list připraven k odeslání, vyberte v Gmailu vlevo nahoře Napsata vytvořte zprávu.

            1. Vyberte ikonu Použít hromadnou korespondencizcela vpravo od pole Komua zaškrtněte políčko Hromadná korespondence. Poté vyberte Přidat z tabulky.
              1. V okně, které se zobrazí, použijte karty Disku Google v horní části k vyhledání a výběru Tabulky Google. Poté vyberte tlačítko Vložitvpravo dole.
                1. V následujícím okně vyberte pomocí rozbalovacích polí názvy sloupců obsahujících podrobnosti o příjemcích pro značky sloučení. Upozorňujeme, že se mohou zobrazit pouze rozevírací pole pro E-mail, Jméno a Příjmení; v e-mailu však uvidíte slučovací značky dostupné pro ostatní podrobnosti ve vašem listu.
                  1. Vyberte Dokončita vrátíte se do okna Vytvořit s názvem listu v poli Komu.

                    2. Tip: Pokud máte seznam příjemců v Excelu, podívejte se na způsoby, jak převést soubor Excel do Tabulek Google pro hromadnou korespondenci.

                    Jak používat slučovací značky ve vašem e-mailu.

                    Jakmile přidáte své příjemce do hromadné korespondence, budete mít k dispozici značky sloučení.

                    V době psaní tohoto článku:

                    • Pokud přidáte příjemce z Kontaktů Google, můžete použít značky pro jméno, příjmení nebo celé jméno a také e-mailovou adresu.
                      • Pokud přidáte příjemce z Tabulek Google, můžete použít značky pro záhlaví sloupců v tabulce.

                        • Přidat značku pro sloučení

                        Chcete-li ke svému e-mailu přidat štítek, zadejte symbol @ (At) s názvem štítku nebo vyberte štítek z rozevíracího seznamu, který se zobrazí.

                        Značky můžete přidat kamkoli do zprávy kromě předmětu e-mailu a do textu s hypertextovým odkazem.

                        Náhled značky sloučení

                        Pokud vás zajímá, jak se po vložení slučovací značky zobrazí podrobnosti, můžete si snadno prohlédnout náhled.

                        1. Umístěte ukazatel myši na značku sloučení ve zprávě a vyberte Náhled.
                          1. Poté se zobrazí okno s jednotlivými příjemci a jejich odpovídajícími podrobnostmi pro danou značku. Pokud máte mnoho příjemců, můžete je najít pomocí vyhledávání v horní části.
                            1. Po dokončení vyberte OKa vrátíte se do okna Napsat.

                              2. Zahrnout výchozí hodnotu pro Merge Tag

                              Můžete také nastavit výchozí hodnoty pro značky sloučení. To je užitečné, pokud příjemci chybí podrobnosti, které se pokoušíte přidat. Pokud například vložíte značku sloučení First Name a příjemce nemá uvedeno křestní jméno, můžete místo toho použít výchozí slovo nebo frázi.

                              Chcete-li přidat výchozí hodnotu, umístěte ukazatel myši na značku sloučení v e-mailu a zvolte Nastavit výchozí hodnotu.

                              Do zobrazeného pole přidejte slovo nebo frázi a vyberte Uložit.

                              U všech příjemců, kterým chybí informace, bude značka sloučení v e-mailu nahrazena výchozí hodnotou.

                              Zobrazení náhledu a odeslání e-mailu

                              Až dokončíte vytváření hromadné korespondence v Gmailu, budete si moci zobrazit náhled e-mailu, než jej odešlete. To vám umožní vidět e-mail tak, jak jej uvidí vaši příjemci, takže pokud potřebujete provést nějaké změny, můžete tak učinit před stisknutím tlačítka Odeslat.

                              1. Až budete připraveni, vyberte možnost Pokračovatv dolní části okna Napsat zprávu..
                                1. Při odesílání hromadných e-mailů se zobrazí vyskakovací zpráva se stručnými podrobnostmi o nevyžádané poště. Chcete-li získat další informace, vyberte možnost Další informacea pokračujte kliknutím na možnost Rozumím.
                                  1. Dále se zobrazí další vyskakovací okno s počtem příjemců, kterým e-mail posíláte, a možností zobrazení náhledu. Vyberte Odeslat náhled.

                                    2. Během několika minut obdržíte e-mail s označením „Testovací zpráva“. Značky sloučení budou vyplněny prvním příjemcem na vašem seznamu nebo výchozí hodnotou, pokud je to možné.

                                    Jakmile si náhled prohlédnete, můžete se vrátit do okna Vytvořit a provést libovolné úpravy. Až budete připraveni odeslat e-mail, postupujte podle stejných kroků a v okně Připraveno k odeslání zvolte Odeslat vše.

                                    E-maily s hromadnou korespondencí, které odešlete, najdete ve složce Odeslanéjako všechny ostatní odeslané e-maily.

                                    Usnadněte si e-maily pomocí Gmailu Hromadná korespondence

                                    Když potřebujete hromadně odeslat zpravodaj, oznámení nebo jiný e-mail, nezapomeňte na funkci hromadné korespondence v Gmailu. Díky možnosti vkládat kontakty z Tabulek Google, používat slučovací pole pro personalizované e-maily a zobrazovat náhled zprávy před jejím odesláním, to vše bez doplňku hromadné korespondence třetí strany, tento proces nemůže být jednodušší.

                                    Související výukové programy s jinými aplikacemi naleznete v jak vytvořit hromadnou korespondenci v aplikaci Microsoft Word pro tištěné zprávy, nikoli e-mailový marketing..

                                    Související příspěvky:

                                    13.08.2023