Hledání toho, jak být organizovanější a neztrácet čas, je neustálým bojem, zejména pro lidi, kteří jsou velmi zaneprázdněni.
Existuje nespočet knih a tisíce článků, které se zabývají tématem „Začínáme dělat věci “(GTD) principy. Ale pro mnoho lidí se mohou nápady a principy GTD cítit jako tolik práce, že až budete hotovi s organizací, nebudete mít čas na skutečnou práci.
Proto je důležité nastavit aplikace a automatizace, které pro vás provádějí mnoho zásad GTD. Nebo přinejmenším způsob, jakým tyto aplikace používáte, by vám měl usnadnit pořádání a udržování pořádku a efektivity.
Osvoboďte se od nepořádku pomocí doručené pošty
Když chcete, aby se věci dokončily, je důležitá „doručená pošta“. Nejedná se o e-mailovou schránku, ale o úkolovou schránku.
Nejdůležitějším způsobem, jak pomoci mysli soustředit se a být organizovanější, je odstranit nepořádek. Nepořádek znamená ty nápady nebo okamžiky, kdy si vzpomínáte na úkoly, které musíte udělat. Když hodíte tyto prchavé rozptýlení do složky Doručená pošta, můžete je dostat z hlavy a vyhnout se rozptýlení. >11
Nezáleží na tom, co chcete dělat, co pro to používáte, pokud obsahuje doručenou poštu. Nejlepší je, pokud aplikace obsahuje jak webový nástroj, tak mobilní aplikaci, takže tyto nápady můžete shromažďovat bez ohledu na to, kde jste nebo co děláte.
In_content_1 všechny: [300x250] / dfp: [640x360]->Udělejte tento krok další integrací doručené pošty do svého e-mailového účtu. Můžete například nainstalovat Doplněk ToDoist pro Gmail Chrome, který integruje ToDoist s vaším účtem Gmail.
Pomocí tohoto pluginu si můžete vybrat ikonu ToDoist v horní části otevřeného e-mailu a pomocí funkce Rychlé přidánípřidejte e-mail do své doručené pošty jako nový úkol.
Díky tomu se můžete vyhnout plýtvání časem malými úkoly při pokusu o získání postaráno o vaši e-mailovou schránku. Jen odložte e-maily, které vyžadují váš čas, jako nový úkol, a pokračujte.
U většiny úkolových aplikací je obvykle v prohlížeči také rozšíření Chrome.
To vám umožní přidat nový úkol na základě informací, které čtete na webové stránce. Cílem je poskytnout vám rychlé a snadné způsoby, jak přidat nápady do své doručené pošty, abyste je nemuseli zkoušet a pamatovat si je později.
Jedním z nejlepších způsobů, jak být lépe organizován, je udržovat vaše mysl čistá a svobodná.
Udržujte svůj kalendář v pořádku
Příliš mnoho lidí se snaží použít kalendář a svou doručenou poštu ke stejné věci; sledovat úkoly. To není to, pro co je kalendář určen.
Ve vašem kalendáři jsou naplánovány pouze časové události. Ne všechny úkoly. Váš kalendář by měl obsahovat pouze následující položky:
Tyto bloky času zaostření by neměly být v rámci kalendář. To je to, pro co je váš seznam úkolů určen, a váš seznam úkolů je místo, kde se rozhodnete, na kterém úkolu budete během těchto bloků zaostření pokračovat.
Kromě opakujících se událostí, události a čas zaostření, zbytek kalendáře by měl zůstat otevřený pro schůzky nebo jiné neočekávané úkoly.
Pokud máte k dispozici čas, můžete je kdykoli naplnit více času pro vaše úkoly. Pokud jsou schůzky naplánovány na čas zaostření, posuňte je podle potřeby.
Všimněte si, že výše uvedený kalendář obsahuje Staging úkolůkaždé ráno a Týdenní přehled úkolů v pátek. Na těchto místech můžete uspořádat doručenou poštu a naplánovat a upřednostnit své projekty, jak je popsáno v následujících částech.
Zrušte svůj seznam úkolů se změnami priorit
Život se rychle mění a tyto změny mohou změnit vaše priority.
Jakýkoli seznam úkolů, který používáte, by měl být uspořádán s projekty na nejvyšší úrovni, které tyto životní priority představují. Například mezi nejdůležitější nejdůležitější oblasti mého života, na které se zaměřuji svými úkoly, patří:
Během týdenního přezkumu úkolu si přejete prohledat všechny oblasti úkolů a ujistěte se, že úkoly, které jste zahrnuli do všech těchto projektů, jsou stále relevantní a důležité.
To provedete změnou úrovně priority úkolů nebo úplným odstraněním.
Jedním z nejdůležitějších principů v GTD je zbavit se věcí, které již nejsou důležité. To jsou úkoly, které zabírají prostor a vytvářejí nepořádek. Zbavit se tohoto nepořádku je jedním z nejlepších způsobů, jak být lépe organizován.
Při pohledu na každý úkol postupujte podle tří kroků.
Snadný způsob, jak se ujistit, že to děláte každý týden, je použití mobilní aplikace pro úkoly a kontrola úkolů a priorit. zatímco odpočíváte doma. Posaďte se na palubu, dejte si kávu a naskenujte a změňte priority svých úkolů.
Správně naplánovat projekty a odhadnout čas
Trávit čas každé ráno prací v doručené poště a plánováním dvou hlavních složek každého úkolu.
Odhad času je prostě úsudek o úsilí. Pokud byste dostali jednu celou relaci, trvalo by to 5-15 minut, 15-30 minut, 30-60 minut nebo více než hodinu? Vytvořte barevné štítky pro tyto časové rámce a aplikujte je na každý nový úkol.
Při odhadování času, který tyto úkoly zabírají, vždy nepatrně přeceňujte. V opačném případě budete mít neustále nedostatek času s nedokončenými úkoly.
Kritičností každého úkolu je to, jak brzy ho potřebujete udělat? Řekl váš šéf, aby nechal zprávu udělat do pátku? To je „priorita 1“, kterou byste měli zvýraznit červeně. Je to kapitola knihy, kterou byste chtěli napsat někdy? Je to „priorita 3“ a je zvýrazněna modře.
Na konkrétních barvách nezáleží, pokud rozumíte, co barvy znamenají.
Kombinujte úkoly s věcmi, které rádi děláte
Ne všechno se musí cítit jako fuška. Ve skutečnosti čím více úkolů můžete kombinovat, tím více času uvolníte.
Zde je několik příkladů.
S trochou kreativity můžete kombinovat mnoho úkolů v seznamu úkolů a dokončit více úkolů během překrývajících se hodin v plánu.
Tento druh kreativní správy času je klíčem k superúčinnosti pomocí zásad GTD.
Prioritizace pomocí času spíše než důležitost
Když určujete priority úkolů, nemyslete na ně z hlediska jejich důležitosti jsou vaše dlouhodobé cíle. Přemýšlejte o nich z hlediska naléhavosti.
Jak naléhavě musíte tento úkol splnit? Co by se stalo, kdybyste to dosáhli jiného dne nebo jiného týdne?
Jedinými úkoly, které by měly být „prioritou 1“, jsou ty, které mají pevný termín do 24 hodin. Pokud máte ještě několik dní (později), udělejte z něj „Prioritu 2“. U všech úkolů, které byste chtěli „jednou“ dokončit, pokud máte čas, udělejte z nich „Prioritu 3“.
Každé ráno zkontrolujte denní rozvrh a ujistěte se, že je vyvážený a realistický.
Pokud je hodně červené, podívejte se na své časové odhady těchto úkolů a ujistěte se, že se vejdou do vašich bloků zaostřovacího času. Pokud tomu tak není, musíte kontaktovat kohokoli, kdo pro vás stanovil termín a buď požádat o pozdější termín, nebo delegovat někoho z vašeho týmu, který má čas.
Měli byste se zabývat vším z hlediska „času“. Důležitost znamená „jak málo času zbývá na dokončení tohoto úkolu?“
Jakmile dorazí váš čas zaostření během dne, zavřete vše ostatní (včetně e-mailu) a začněte těmito úkoly pracovat.
Efektivní použití připomenutí
Připomenutí mohou být velmi nepříjemná, pokud je nepoužíváte efektivně. Měli byste nastavit připomenutí pouze na časové úkoly, jako jsou schůzky nebo schůzky.
Pro pracovní úkoly nepotřebujete připomenutí, protože v kalendáři máte vyhrazený čas na jejich řešení.
Také byste měli nastavit, aby se připomenutí zobrazovala. na zařízeních, která budete používat, když dojde k této události. Například:
Vždy přemýšlet o tom, kde budete těsně předtím, než budete muset dokončit úkol, a nastavit do správného připomenutí na správném zařízení a aplikaci.
Efektivní použití soustředěných pracovních relací
Takže přišel čas zaostření. Co teď?
Zajistěte, aby vaše prostředí vedlo k zaostření a produktivitě. Zavřete dveře kanceláře. Zahrajte si oblíbená uklidňující hudba. Posaďte se ve svém počítači a začněte se soustředit pouze na úkol po ruce a na nic jiného.
Čas zaostření je váš čas na září. Je to, když konečně uděláš věci hotové. Vaše konečná produktivita na konci dne do značné míry závisí na tom, jak dobře se můžete skutečně soustředit během „doby zaostření“.
Chcete zvýšit svou produktivitu? Pomocí online aplikace Pomodoro zajistěte krátké přestávky v pravidelných intervalech. Pomůže vám to zůstat ještě svěžejší a zaměřenější.
Nezapomeňte se zaměřit na velký obrázek
Alespoň jednou za měsíc byste měli zkontrolovat své velké cíle, abyste se ujistili, že vše, na čem pracujete, je v souladu s vašimi velkými životními cíli.
Nejste si jisti, jaké jsou tyto cíle nebo jak je rozdělit na menší kousky? Velmi doporučuji používat aplikaci pro plánování cílů, například Cílová krajina.
Toto je kreativní způsob vizualizace vašich důležitých životních cílů uvnitř kruhu. Větvení kolem tohoto kruhu jsou věci, které musíte dosáhnout, abyste dosáhli těchto velkých cílů. Čím dál jdete, tím menší jsou cíle. Vnější kroužky tvoří bloky, které obsahují úkoly, na kterých právě pracujete.
Každým měsícem kontrolujete svůj cílový kruh, protože váš život vám může pomoci odstranit věci, na kterých vám již nezáleží, a přidat nové věci. to dělají.
Pomocí těchto větších cílů můžete nasměrovat, jak postupujete, pokud jde o vyřazování a upřednostňování úkolů, které jste nastavili v seznamu úkolů.
Pokud Goalscape nefunguje pro vás existuje spousta dalších aplikace pro plánování cílů, z nichž si můžete vybrat.
Nepřeplánovat ani nadorganizovat
Most Důležité je, nechat nástroje dělat svou práci. Měli byste utrácet pouze vaše recenze za organizování a plánování, ale nezaměřujte se tolik času na plánování a organizaci úkolů, že nikdy nedokončíte žádnou skutečnou práci.
Z tohoto důvodu je naplánováno denní, týdenní, a měsíční revizní relace je, jak být více organizován. Toto jsou časy věnované správě vaší rutiny GTD. Mimo to je to všechno o tom, jak… dělat věci.
Jaké tipy máte na to, abyste věci udělali? Něco, co jsme zde ještě nezakryli? Dejte nám vědět v komentářích.